Datenquellen
Was sind Datenquellen?
Datenquellen verbinden externe Dateispeicher mit Octopus AI. Dokumente aus diesen Speichern werden automatisch indexiert und stehen dem KI-Assistenten als durchsuchbares Wissen zur Verfügung.
Ohne Datenquellen nutzt der Assistent nur das Wissen aus manuell gepflegten Wissensbasen.
Mit Datenquellen kann er zusätzlich:
- Dokumente aus OneDrive oder SharePoint durchsuchen
- Antworten mit Quellenverweisen auf die Originaldateien liefern
- Automatisch neue und geänderte Dateien erkennen und indexieren
Zwei Arten von Datenquellen
Persönliche Datenquellen
Persönliche Datenquellen sind nur für den jeweiligen Nutzer sichtbar. Andere Nutzer und Administratoren können die Dateilisten nicht einsehen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter verbindet sein persönliches OneDrive. Nur er selbst kann die Dateien daraus im Chat durchsuchen.
Workspace-Datenquellen
Workspace-Datenquellen sind für alle Nutzer im Workspace verfügbar. Sie werden von Administratoren eingerichtet und eignen sich für gemeinsam genutzte Dateien.
Beispiel: Ein Administrator verbindet eine SharePoint Document Library mit Firmendokumenten. Alle Mitarbeiter können diese Dokumente im Chat durchsuchen.
Übersicht: Was kann ich tun?
| Aktion | Wer kann das? |
|---|---|
| Persönliche Datenquelle verbinden (OneDrive) | Alle Nutzer |
| Dateien im Chat durchsuchen | Alle Nutzer |
| Workspace-Datenquelle verbinden (SharePoint) | Administratoren |
| Manuelle Synchronisierung auslösen | Eigentümer / Admin |
| Datenquelle löschen | Eigentümer / Admin |
Navigation
Die Datenquellen-Verwaltung ist über die Einstellungen erreichbar:
Einstellungen → Datenquellen
Die Seite zeigt drei Bereiche:
- Meine Datenquellen — persönliche Datenquellen des aktuellen Nutzers
- Workspace-Datenquellen — für alle Nutzer im Workspace verfügbar (SharePoint)
- Persönliche Datenquellen (nur für Admins) — Datenquellen anderer Nutzer
Jede Datenquelle zeigt:
- Name und Typ (OneDrive, SharePoint)
- Status: Aktiv, Synchronisierung läuft, Fehler
- Letzte Synchronisierung: Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Abgleichs
- Dateianzahl: Wie viele Dateien indexiert sind
Unterstützte Dateitypen
Datenquellen indexieren alle Dateitypen, die Octopus AI verarbeiten kann:
| Kategorie | Dateitypen |
|---|---|
| Dokumente | PDF, DOCX, PPTX, XLSX |
| Text | TXT, MD, CSV, HTML |
| Bilder | PNG, JPG, JPEG, TIFF, BMP, GIF |
Nicht unterstützte Dateitypen (z.B. Videos, ZIP-Archive) werden automatisch übersprungen.
Synchronisierung
Datenquellen werden automatisch synchronisiert:
- Erstindexierung: Beim Anlegen der Datenquelle werden alle Dateien indexiert
- Inkrementelle Updates: Alle 60 Minuten werden Änderungen erkannt und verarbeitet
- Änderungserkennung: Nur neue, geänderte oder gelöschte Dateien werden verarbeitet — keine erneute Indexierung unveränderter Dateien
Die Synchronisierung kann auch manuell ausgelöst werden: Klicke auf die Datenquelle und wähle „Synchronisierung starten”.