SharePoint verbinden
Voraussetzungen
- Du bist Administrator im Workspace
- Du kennst die Microsoft Tenant ID deiner Organisation (Azure AD)
- Du hast Zugriff auf das Azure Portal, um den Admin Consent zu erteilen
- Die SharePoint Site URL, die indexiert werden soll
SharePoint verbinden
Schritt 1: Admin Consent erteilen
Bevor du die Datenquelle anlegen kannst, muss ein Administrator deiner Organisation der Octopus-Crawler-App Zugriff auf SharePoint gewähren.
- Öffne den SharePoint-Verbindungsdialog (Schritt 2 unten)
- Trage die Microsoft Tenant ID ein
- Klicke auf den Link „Admin Consent erteilen” im blauen Hinweisbereich
- Melde dich als Azure-AD-Administrator an und erteile die Berechtigung
- Du wirst automatisch zurückgeleitet
Hinweis: Der Admin Consent muss nur einmal pro Kunden-Tenant erteilt werden. Danach können beliebig viele SharePoint-Sites verbunden werden.
Schritt 2: Datenquelle anlegen
- Gehe zu Einstellungen → Datenquellen
- Klicke auf „+ Datenquelle” → „SharePoint verbinden”
- Fülle die Felder aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Anzeigename der Datenquelle (z.B. „Firmen-Wiki”, „Geschäftsleitung”) |
| Microsoft Tenant ID | Die Mandanten-ID deiner Organisation. Zu finden unter: Azure Portal → Entra ID → Übersicht → Mandanten-ID |
| SharePoint Site URL | Die URL der SharePoint-Site (z.B. https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSite) |
| Dokumentbibliothek | Klicke auf „Bibliotheken laden” um die verfügbaren Bibliotheken abzurufen und eine auszuwählen |
- Klicke auf „SharePoint verbinden”
- Die Erstindexierung startet automatisch
Microsoft Tenant ID finden
Die Tenant ID ist eine eindeutige Kennung deiner Organisation in Microsoft Azure:
- Öffne das Azure Portal
- Navigiere zu Entra ID (früher Azure Active Directory)
- Auf der Übersicht-Seite steht die Mandanten-ID (ein UUID im Format
xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx)
SharePoint Site URL finden
- Öffne SharePoint im Browser
- Navigiere zur gewünschten Site (z.B. über die linke Navigation)
- Kopiere die URL aus der Adressleiste — sie sieht typischerweise so aus:
https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSitehttps://contoso.sharepoint.com/teams/MeinTeam
Wichtig: Verwende die URL der Site, nicht einzelner Dokumente oder der SharePoint-Startseite (
/_layouts/15/sharepoint.aspx).
Was wird indexiert?
- Alle Dateien in der ausgewählten Dokumentbibliothek
- Unterordner werden rekursiv durchsucht
- Falls keine spezifische Bibliothek ausgewählt wurde, wird die Standard-Bibliothek der Site indexiert (meistens „Freigegebene Dokumente”)
Workspace-Datenquelle
SharePoint-Datenquellen sind immer Workspace-Datenquellen:
- Alle Nutzer im Workspace können die Dateien im Chat durchsuchen
- Die Datenquelle erscheint im Bereich „Workspace-Datenquellen” auf der Datenquellen-Seite
- Nur Administratoren können SharePoint-Datenquellen anlegen und löschen
Synchronisierung
Nach der Erstindexierung werden Änderungen automatisch erkannt:
- Neue Dateien werden indexiert
- Geänderte Dateien werden neu indexiert
- Gelöschte Dateien werden aus dem Index entfernt
- Umbenannte oder verschobene Dateien werden korrekt aktualisiert
Die automatische Synchronisierung läuft alle 60 Minuten.
Dateien im Chat durchsuchen
Nach der Indexierung stehen die SharePoint-Dateien allen Nutzern im Chat zur Verfügung:
„Was steht in unserer Reisekostenrichtlinie?”
„Fasse die Ergebnisse der letzten Quartalsberichte zusammen.”
„Welche Regelungen gibt es zum Homeoffice?”
Der Assistent liefert Antworten mit Quellenverweisen. Über den Quellenverweis kannst du die Originaldatei direkt in SharePoint öffnen.
Sicherheit & Datenschutz
- Die Crawler-App nutzt eine separate App-Registrierung in Azure AD, die ausschließlich Lesezugriff auf SharePoint-Dateien hat
- Die Zugangsdaten (Client ID und Secret) werden verschlüsselt gespeichert
- Die App hat keine Zugriffsrechte auf E-Mails, Kalender oder andere Microsoft-365-Dienste
- Die Verbindung läuft über den Client Credentials Flow — es wird kein Nutzerkonto für den Zugriff verwendet
Häufige Probleme
„Bibliotheken konnten nicht geladen werden”
- Admin Consent nicht erteilt: Klicke auf den Link im Verbindungsdialog, um den Admin Consent zu erteilen
- Falsche Tenant ID: Überprüfe die Mandanten-ID im Azure Portal
- Falsche Site URL: Stelle sicher, dass die URL eine gültige SharePoint-Site ist (z.B.
https://contoso.sharepoint.com/sites/MeineSite)
„Synchronisierung fehlgeschlagen”
- Berechtigungen entzogen: Der Admin Consent wurde möglicherweise widerrufen. Erteile ihn erneut
- Site gelöscht oder umbenannt: Überprüfe, ob die SharePoint-Site noch existiert