Einstellungen

Übersicht

Die Einstellungen erreichst du über das Zahnrad-Symbol in der Seitenleiste. Je nach deiner Rolle siehst du unterschiedliche Bereiche:

Bereich	Wer kann das?
Persönliche Einstellungen	Alle Nutzer
Sicherheit	Alle Nutzer
Sicherheit: MFA-Richtlinien	Nur Administratoren
Benutzerverwaltung	Nur Administratoren
Gruppen	Nur Administratoren
KI-Modelle	Nur Administratoren

Persönliche Einstellungen

Einstellungen → Persönliche Einstellungen

Hier kannst du festlegen, wie der KI-Assistent mit dir kommuniziert und wie die Oberfläche aussieht. Alle Einstellungen werden automatisch gespeichert.

Erscheinungsbild

Wähle dein bevorzugtes Farbschema:

Option	Beschreibung
Hell	Heller Hintergrund mit dunkler Schrift
Dunkel	Dunkler Hintergrund mit heller Schrift
System	Passt sich automatisch an deine Betriebssystem-Einstellung an

Kommunikation

Anrede

Lege fest, wie der Assistent dich anspricht:

Du – Informelle Ansprache für eine lockere Atmosphäre
Sie – Formelle Ansprache für einen professionellen Ton

Tonalität

Bestimme den Kommunikationsstil des Assistenten:

Option	Beschreibung
Formell	Sachlich und präzise, ideal für Geschäftskommunikation
Neutral	Ausgewogener Ton, passend für die meisten Situationen
Locker	Entspannt und freundlich, wie ein Gespräch unter Kollegen

Antwortverhalten

Antwortlänge

Option	Beschreibung
Kurz	Kompakte Antworten, direkt auf den Punkt
Mittel	Ausgewogene Antworten mit wichtigen Details
Ausführlich	Umfassende Antworten mit Erklärungen und Beispielen

Expertise-Level

Option	Beschreibung
Anfänger	Einfache Erklärungen ohne Fachbegriffe
Normal	Verständliche Antworten mit gängigen Fachbegriffen
Experte	Präzise Antworten mit Fachterminologie

Individuelle Anweisungen

In einem Freitextfeld (max. 500 Zeichen) kannst du dem Assistenten zusätzliche Anweisungen geben, die er bei jeder Antwort berücksichtigt.

Beispiele:

„Antworte immer mit konkreten Beispielen”
„Wenn du etwas nicht weißt, sag es ehrlich”
„Beziehe dich bei Antworten zu Verträgen immer auf deutsches Recht”

Die Anweisungen werden automatisch gespeichert, sobald du mit dem Tippen aufhörst.

Sicherheit

Einstellungen → Sicherheit

Hier verwaltest du dein Passwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA). Administratoren finden zusätzlich die MFA-Richtlinien für den gesamten Workspace.

Passwort ändern

Gib dein aktuelles Passwort ein
Gib ein neues Passwort ein, das die angezeigten Anforderungen erfüllt
Bestätige das neue Passwort durch erneute Eingabe
Falls MFA aktiviert ist: Gib zusätzlich deinen aktuellen Authenticator-Code ein (6-stellig)
Klicke auf „Passwort ändern”

Hinweis: Wenn dein Unternehmen die Anmeldung über Microsoft 365 nutzt (siehe unten), verwaltest du dein Passwort dort und nicht in Octopus.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA)

MFA schützt dein Konto mit einem zusätzlichen Sicherheitsfaktor. Neben deinem Passwort benötigst du einen zeitbasierten Code aus einer Authenticator-App (z.B. Microsoft Authenticator, Google Authenticator oder Authy).

Status: Oben auf der Seite siehst du, ob MFA für dein Konto aktiviert oder deaktiviert ist.

MFA einrichten

Klicke auf „MFA einrichten”
Du wirst zur Einrichtungsseite weitergeleitet
Scanne den angezeigten QR-Code mit deiner Authenticator-App
Gib den generierten Code ein, um die Einrichtung abzuschließen

Ab sofort wirst du bei jeder Anmeldung nach dem Authenticator-Code gefragt.

MFA deaktivieren

Wenn MFA nicht von deinem Unternehmen erzwungen wird, kannst du es deaktivieren:

Klicke auf „MFA deaktivieren”
Gib dein Passwort und deinen aktuellen Authenticator-Code ein
Bestätige die Deaktivierung

Hinweis: Wenn dein Unternehmen MFA erzwungen hat, siehst du den Hinweis „MFA kann nicht deaktiviert werden, da es von deinem Unternehmen erzwungen wird”.

MFA-Frist

Wenn ein Administrator MFA zur Pflicht gemacht hat, siehst du möglicherweise eine Frist-Warnung:

„MFA ist erforderlich. Bitte richte die Zwei-Faktor-Authentifizierung bis zum [Datum] ein.”

Richte MFA vor diesem Datum ein, um den Zugang zu deinem Konto nicht zu verlieren.

Anmeldung über Microsoft 365

Wenn dein Unternehmen Microsoft 365 (Entra ID / Azure AD) nutzt, kann der Administrator die Anmeldung darüber einrichten. In diesem Fall meldest du dich mit deinem Microsoft-Konto bei Octopus an – ein separates Octopus-Passwort ist nicht nötig.

Vorteile:

Nur eine Anmeldung für alle Dienste (Single Sign-On)
Passwort-Verwaltung über Microsoft
MFA-Einstellungen deines Microsoft-Kontos gelten automatisch

Hinweis: Die Einrichtung der Microsoft-365-Anmeldung erfolgt durch den IT-Administrator auf Unternehmensebene und ist nicht in den Octopus-Einstellungen konfigurierbar.

MFA-Richtlinien (nur Administratoren)

Dieser Bereich ist nur für Administratoren sichtbar.

Als Administrator kannst du MFA für alle Nutzer im Workspace verpflichtend machen.

MFA für alle Benutzer erzwingen

Aktiviere den Schalter „MFA für alle Benutzer erzwingen”
Bestätige die Aktivierung im erscheinenden Dialog

Was passiert dann:

Alle Nutzer ohne MFA werden aufgefordert, es einzurichten
Nutzer erhalten eine Frist (Grace Period), innerhalb derer sie MFA aktivieren müssen
Nutzer können MFA nicht selbst deaktivieren, solange die Erzwingung aktiv ist

Grace Period (Übergangsfrist)

Lege fest, wie viel Zeit Nutzer für die MFA-Einrichtung haben:

7 Tage
14 Tage
30 Tage

Nach Ablauf der Frist können Nutzer ohne MFA nicht mehr auf Octopus zugreifen.

Benutzer ohne MFA

Eine Liste zeigt dir alle Nutzer, die MFA noch nicht eingerichtet haben, inklusive ihrer individuellen Frist. So behältst du den Überblick und kannst Nutzer bei Bedarf daran erinnern.

Benutzerverwaltung

Nur für Administratoren.

Einstellungen → Benutzerverwaltung

Hier verwaltest du alle Nutzer deines Workspaces – vom Einladen über die Rollenvergabe bis zum Entfernen.

Übersicht

Am oberen Rand siehst du die wichtigsten Kennzahlen:

Aktive Nutzer: Anzahl der Nutzer, die sich bereits angemeldet haben
Ausstehende Einladungen: Nutzer, die eingeladen aber noch nicht beigetreten sind
Lizenzen: Verteilung der Lizenztypen (Pro, Business, Knowledge Only)

Benutzer einladen

Klicke auf „Benutzer einladen”
Fülle das Formular aus:

Feld	Beschreibung	Pflicht
E-Mail	Die E-Mail-Adresse des neuen Nutzers	Ja
Rolle	User oder Admin	Ja
Lizenztyp	Business, Pro oder Knowledge Only	Ja
Gruppen	Optional: Gruppen, denen der Nutzer zugewiesen wird	Nein

Klicke auf „Einladung senden”

Der eingeladene Nutzer erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Rollen

Rolle	Beschreibung
User	Standardrolle. Kann den Chat nutzen, persönliche Einstellungen anpassen und eigene Tools erstellen
Admin	Kann zusätzlich Benutzer verwalten, Gruppen erstellen, KI-Modelle konfigurieren und MFA-Richtlinien festlegen

Lizenztypen

Lizenztyp	Beschreibung
Business	Voller Zugriff auf alle Funktionen inklusive Integrationen und Tools
Pro	Zugriff auf Chat und Wissensbasen
Knowledge Only	Eingeschränkter Zugriff, primär für Wissensmanagement

Benutzertabelle

Die Tabelle zeigt alle Nutzer mit folgenden Informationen:

Name – Vollständiger Name (bei dir selbst steht ein „(Sie)“-Zusatz)
E-Mail – E-Mail-Adresse
Rolle – Admin oder User
Lizenz – Business, Pro oder Knowledge Only
Letzte Aktivität – Wann der Nutzer zuletzt aktiv war (z.B. „Vor 2 Stunden”, „Gestern”)
Gruppen – Zugewiesene Gruppen
Aktionen – Bearbeiten, MFA zurücksetzen, Entfernen

Status eingeladener Nutzer

Eingeladene Nutzer werden mit dem Status „Eingeladen” angezeigt. Zusätzlich siehst du:

Einen Countdown, wann die Einladung abläuft
Einen Button „Erneut einladen”, falls die Einladung abgelaufen ist
Einen Button zum Kopieren des Einladungslinks

Benutzer bearbeiten

Klicke auf „Bearbeiten” im Aktionen-Menü eines Nutzers. Du kannst ändern:

Vorname und Nachname
Rolle (User oder Admin) – du kannst deine eigene Rolle nicht ändern
Lizenztyp
Gruppen – Gruppen hinzufügen oder entfernen

Die E-Mail-Adresse kann nicht geändert werden.

MFA zurücksetzen

Klicke auf „MFA zurücksetzen” im Aktionen-Menü eines aktiven Nutzers. Damit wird die MFA-Einrichtung des Nutzers gelöscht. Der Nutzer muss MFA bei der nächsten Anmeldung neu einrichten.

Einsatzzweck: Wenn ein Nutzer sein Authenticator-Gerät verloren hat oder eine neue Authenticator-App verwenden möchte.

Benutzer entfernen

Klicke auf „Entfernen” im Aktionen-Menü. Es erscheint ein Bestätigungsdialog mit dem Namen des Nutzers und der Anzahl der Workspaces, in denen er Mitglied ist.

Hinweis: Du kannst dich nicht selbst entfernen.

Gruppen

Nur für Administratoren.

Einstellungen → Gruppen

Gruppen ermöglichen es, Nutzer zu organisieren und Berechtigungen gebündelt zu vergeben. Anstatt Zugriffsrechte für jeden Nutzer einzeln zu konfigurieren, weist du sie einer Gruppe zu – alle Mitglieder erhalten dann automatisch die gleichen Rechte.

Typische Einsatzzwecke:

Marketing-Team – Zugriff auf die Marketing-Wissensbasis und Marketing-Tools
Vertrieb – Zugriff auf Produktinformationen und CRM-Integration
Geschäftsführung – Zugriff auf alle Wissensbasen

Gruppenübersicht

Die Tabelle zeigt alle Gruppen mit:

Name – Klickbar, um zur Detailseite zu gelangen
Beschreibung – Zweck der Gruppe
Mitglieder – Anzahl der Mitglieder
Erstellt am – Datum der Erstellung

Gruppe erstellen

Klicke auf „Gruppe erstellen”
Gib einen Namen ein (Pflichtfeld, max. 100 Zeichen), z.B. „Marketing-Team”
Optional: Füge eine Beschreibung hinzu (max. 500 Zeichen)
Klicke auf „Erstellen”

Du wirst automatisch zur Detailseite der neuen Gruppe weitergeleitet, wo du Mitglieder hinzufügen kannst.

Gruppe bearbeiten

Klicke auf eine Gruppe in der Übersicht, um die Detailseite zu öffnen.

Gruppendetails

Name ändern
Beschreibung ändern

Klicke auf „Speichern”, um die Änderungen zu übernehmen.

Mitglieder verwalten

Mitglied hinzufügen:

Nutze das Suchfeld im Bereich „Mitglieder”
Suche nach dem Namen des Nutzers
Wähle den Nutzer aus – er wird sofort der Gruppe hinzugefügt

Mitglied entfernen:

Klicke auf den Entfernen-Button neben dem Namen des Mitglieds.

Systemgruppen

Manche Gruppen sind als Systemgruppe gekennzeichnet. Sie enthalten automatisch alle Mitglieder des Workspaces und können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Systemgruppen erkennst du an der Kennzeichnung „Systemgruppe” in der Aktionen-Spalte. Sie sind nicht klickbar.

Hinweis: Die Systemgruppe „Alle Mitarbeiter” ist besonders nützlich, wenn du einer Wissensbasis oder einem Tool Zugriff für alle Nutzer geben möchtest, ohne jeden einzeln hinzuzufügen.

Gruppe löschen

Klicke auf „Löschen” im Aktionen-Menü der Gruppe
Bestätige die Löschung im erscheinenden Dialog

Achtung: Das Löschen einer Gruppe kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle Berechtigungen, die über die Gruppe vergeben wurden, werden ebenfalls entfernt.

KI-Modelle

Nur für Administratoren.

Einstellungen → KI-Modelle

Hier legst du fest, welche KI-Modelle den Nutzern in deinem Workspace zur Verfügung stehen. Deaktivierte Modelle können nicht mehr für Chats ausgewählt werden.

Am oberen Rand siehst du: „X von Y Modellen aktiviert”

Standard-Modell

Das Standard-Modell wird automatisch für neue Chats vorausgewählt. Du kannst:

System-Standard verwenden – Octopus wählt automatisch das beste verfügbare Modell
Ein bestimmtes Modell festlegen – Wähle aus der Liste der aktivierten Modelle

Hinweis: Nutzer können in jedem Chat ein anderes Modell auswählen, sofern es aktiviert ist. Das Standard-Modell bestimmt nur die Vorauswahl.

Datenschutz-Hinweis

Auf der Seite wird folgender Hinweis angezeigt:

„Alle KI-Modelle sind so integriert, dass sie keine Daten speichern und keine Daten zum Trainieren verwenden.”

Modelle nach Anbieter

Die Modelle sind nach Anbieter gruppiert (z.B. Anthropic, OpenAI, Google, Mistral). Für jeden Anbieter siehst du eine Karte mit allen verfügbaren Modellen.

Modell-Informationen

Jedes Modell zeigt:

Name des Modells
Standort – wo das Modell betrieben wird (z.B. EU, USA)
Tempo – relative Antwortgeschwindigkeit
Qualität – relative Antwortqualität

Datenschutz-Kennzeichnungen

Achte auf die farbigen Kennzeichnungen bei jedem Modell:

Kennzeichnung	Bedeutung
EU-Souverän	Das Modell wird auf EU-souveräner Infrastruktur gehostet. Volle Datenkontrolle innerhalb der EU
DSGVO	DSGVO-konform. Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet. Kein Datenabfluss in Drittländer
Global	Nicht DSGVO-konform nutzbar. Server außerhalb der EU. Datenabfluss in Drittländer möglich

Tipp: Wenn dein Unternehmen besonderen Wert auf Datenschutz legt, aktiviere nur Modelle mit der Kennzeichnung DSGVO oder EU-Souverän.

Modelle aktivieren und deaktivieren

Jedes Modell hat einen Schalter (Toggle) zum Aktivieren bzw. Deaktivieren. Die Änderung wird sofort wirksam.

Aktivieren: Das Modell steht allen Nutzern im Chat zur Auswahl
Deaktivieren: Das Modell verschwindet aus der Auswahl. Laufende Chats, die dieses Modell nutzen, sind nicht betroffen

Häufige Fragen

Kann ich meine persönlichen Einstellungen auch im Chat ändern?

Nein. Die persönlichen Einstellungen können nur über die Einstellungsseite geändert werden. Sie gelten dann für alle zukünftigen Chat-Nachrichten.

Sehen andere Nutzer meine persönlichen Einstellungen?

Nein. Deine Einstellungen (Theme, Anrede, Tonalität, etc.) gelten nur für dich persönlich und sind für andere nicht sichtbar.

Was passiert, wenn ein Administrator MFA erzwingt?

Alle Nutzer, die MFA noch nicht eingerichtet haben, werden aufgefordert, dies innerhalb der festgelegten Frist zu tun. Nach Ablauf der Frist ist der Zugang ohne MFA nicht mehr möglich.

Kann ich meine eigene Rolle ändern?

Nein. Deine Rolle (User oder Admin) kann nur von einem anderen Administrator geändert werden. Du kannst deine eigene Rolle nicht anpassen.

Was passiert, wenn ich einen Nutzer entferne?

Der Nutzer verliert den Zugang zum Workspace. Seine bisherigen Chat-Verläufe und Beiträge zu Wissensbasen bleiben erhalten.

Kann ich eine gelöschte Gruppe wiederherstellen?

Nein. Das Löschen einer Gruppe ist unwiderruflich. Du müsstest die Gruppe neu erstellen und die Mitglieder erneut zuweisen.

Was ist der Unterschied zwischen Rolle und Lizenztyp?

Die Rolle (User/Admin) bestimmt, welche Verwaltungsbereiche du siehst. Der Lizenztyp (Business/Pro/Knowledge Only) bestimmt, welche Funktionen du nutzen kannst – z.B. sind Integrationen und Tools nur mit der Business-Lizenz verfügbar.

Kann ich alle KI-Modelle deaktivieren?

Mindestens ein Modell muss aktiviert sein, damit der Chat funktioniert. Wenn du nur DSGVO-konforme Modelle erlauben möchtest, deaktiviere alle Modelle mit der Kennzeichnung „Global”.

Nutzen meine Mitarbeiter automatisch das Standard-Modell?

Das Standard-Modell ist lediglich die Vorauswahl für neue Chats. Nutzer können jederzeit ein anderes aktiviertes Modell in der Modellauswahl im Chat wählen.

Unser Unternehmen nutzt Microsoft 365 – wie richte ich die Anmeldung darüber ein?

Die Microsoft-365-Anmeldung (Single Sign-On) wird auf Unternehmensebene eingerichtet. Wende dich an den Octopus-Support unter [email protected] – wir richten die Anbindung gemeinsam mit deiner IT-Abteilung ein.