Gruppen & KI-Modelle
Gruppen
Nur für Administratoren.
Einstellungen → Gruppen
Gruppen ermöglichen es, Nutzer zu organisieren und Berechtigungen gebündelt zu vergeben. Anstatt Zugriffsrechte für jeden Nutzer einzeln zu konfigurieren, weist du sie einer Gruppe zu – alle Mitglieder erhalten dann automatisch die gleichen Rechte.
Typische Einsatzzwecke:
- Marketing-Team – Zugriff auf die Marketing-Wissensbasis und Marketing-Tools
- Vertrieb – Zugriff auf Produktinformationen und CRM-Integration
- Geschäftsführung – Zugriff auf alle Wissensbasen
Gruppenübersicht
Die Tabelle zeigt alle Gruppen mit:
- Name – Klickbar, um zur Detailseite zu gelangen
- Beschreibung – Zweck der Gruppe
- Mitglieder – Anzahl der Mitglieder
- Erstellt am – Datum der Erstellung
Gruppe erstellen
- Klicke auf „Gruppe erstellen”
- Gib einen Namen ein (Pflichtfeld, max. 100 Zeichen), z.B. „Marketing-Team”
- Optional: Füge eine Beschreibung hinzu (max. 500 Zeichen)
- Klicke auf „Erstellen”
Du wirst automatisch zur Detailseite der neuen Gruppe weitergeleitet, wo du Mitglieder hinzufügen kannst.
Gruppe bearbeiten
Klicke auf eine Gruppe in der Übersicht, um die Detailseite zu öffnen.
Gruppendetails
- Name ändern
- Beschreibung ändern
Klicke auf „Speichern”, um die Änderungen zu übernehmen.
Mitglieder verwalten
Mitglied hinzufügen:
- Nutze das Suchfeld im Bereich „Mitglieder”
- Suche nach dem Namen des Nutzers
- Wähle den Nutzer aus – er wird sofort der Gruppe hinzugefügt
Mitglied entfernen:
Klicke auf den Entfernen-Button neben dem Namen des Mitglieds.
Systemgruppen
Manche Gruppen sind als Systemgruppe gekennzeichnet. Sie enthalten automatisch alle Mitglieder des Workspaces und können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Systemgruppen erkennst du an der Kennzeichnung „Systemgruppe” in der Aktionen-Spalte. Sie sind nicht klickbar.
Hinweis: Die Systemgruppe „Alle Mitarbeiter” ist besonders nützlich, wenn du einer Wissensbasis oder einem Tool Zugriff für alle Nutzer geben möchtest, ohne jeden einzeln hinzuzufügen.
Gruppe löschen
- Klicke auf „Löschen” im Aktionen-Menü der Gruppe
- Bestätige die Löschung im erscheinenden Dialog
Achtung: Das Löschen einer Gruppe kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle Berechtigungen, die über die Gruppe vergeben wurden, werden ebenfalls entfernt.
KI-Modelle
Nur für Administratoren.
Einstellungen → KI-Modelle
Hier legst du fest, welche KI-Modelle den Nutzern in deinem Workspace zur Verfügung stehen. Deaktivierte Modelle können nicht mehr für Chats ausgewählt werden.
Am oberen Rand siehst du: „X von Y Modellen aktiviert”
Standard-Modell
Das Standard-Modell wird automatisch für neue Chats vorausgewählt. Du kannst:
- System-Standard verwenden – Octopus wählt automatisch das beste verfügbare Modell
- Ein bestimmtes Modell festlegen – Wähle aus der Liste der aktivierten Modelle
Hinweis: Nutzer können in jedem Chat ein anderes Modell auswählen, sofern es aktiviert ist. Das Standard-Modell bestimmt nur die Vorauswahl.
Datenschutz-Hinweis
Auf der Seite wird folgender Hinweis angezeigt:
„Alle KI-Modelle sind so integriert, dass sie keine Daten speichern und keine Daten zum Trainieren verwenden.”
Modelle nach Anbieter
Die Modelle sind nach Anbieter gruppiert (z.B. Anthropic, OpenAI, Google, Mistral). Für jeden Anbieter siehst du eine Karte mit allen verfügbaren Modellen.
Modell-Informationen
Jedes Modell zeigt:
- Name des Modells
- Standort – wo das Modell betrieben wird (z.B. EU, USA)
- Tempo – relative Antwortgeschwindigkeit
- Qualität – relative Antwortqualität
Datenschutz-Kennzeichnungen
Achte auf die farbigen Kennzeichnungen bei jedem Modell:
| Kennzeichnung | Bedeutung |
|---|---|
| EU-Souverän | Das Modell wird auf EU-souveräner Infrastruktur gehostet. Volle Datenkontrolle innerhalb der EU |
| DSGVO | DSGVO-konform. Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet. Kein Datenabfluss in Drittländer |
| Global | Nicht DSGVO-konform nutzbar. Server außerhalb der EU. Datenabfluss in Drittländer möglich |
Tipp: Wenn dein Unternehmen besonderen Wert auf Datenschutz legt, aktiviere nur Modelle mit der Kennzeichnung DSGVO oder EU-Souverän.
Modelle aktivieren und deaktivieren
Jedes Modell hat einen Schalter (Toggle) zum Aktivieren bzw. Deaktivieren. Die Änderung wird sofort wirksam.
- Aktivieren: Das Modell steht allen Nutzern im Chat zur Auswahl
- Deaktivieren: Das Modell verschwindet aus der Auswahl. Laufende Chats, die dieses Modell nutzen, sind nicht betroffen
Bildmodelle
Nur für Administratoren.
Einstellungen → KI-Modelle
Neben den Chat-Modellen verwaltest du hier auch die Bildmodelle. Diese werden von der Bildgenerierung und Bildbearbeitung im Chat verwendet.
Standard-Bildmodell
Analog zum Chat-Standard-Modell kannst du ein Standard-Bildmodell festlegen:
- System-Standard verwenden – Octopus wählt automatisch ein passendes Modell
- Ein bestimmtes Modell festlegen – Wähle aus der Liste der aktivierten Bildmodelle
Hinweis: Nutzer können im Chat ein anderes Bildmodell anfordern, sofern es aktiviert ist. Bei Multi-Image-Anfragen (mehrere Bilder kombinieren) wird automatisch ein kompatibles Modell gewählt.
Bildmodelle aktivieren und deaktivieren
Wie bei den Chat-Modellen hat jedes Bildmodell einen Schalter zum Aktivieren bzw. Deaktivieren. Deaktivierte Bildmodelle stehen im Chat nicht zur Verfügung.
Mehr zur Nutzung der Bildfunktionen findest du unter Bilder erstellen & bearbeiten.
Häufige Fragen
Kann ich meine persönlichen Einstellungen auch im Chat ändern?
Nein. Die persönlichen Einstellungen können nur über die Einstellungsseite geändert werden. Sie gelten dann für alle zukünftigen Chat-Nachrichten.
Sehen andere Nutzer meine persönlichen Einstellungen?
Nein. Deine Einstellungen (Theme, Anrede, Tonalität, etc.) gelten nur für dich persönlich und sind für andere nicht sichtbar.
Was passiert, wenn ein Administrator MFA erzwingt?
Alle Nutzer, die MFA noch nicht eingerichtet haben, werden aufgefordert, dies innerhalb der festgelegten Frist zu tun. Nach Ablauf der Frist ist der Zugang ohne MFA nicht mehr möglich.
Kann ich meine eigene Rolle ändern?
Nein. Deine Rolle (User oder Admin) kann nur von einem anderen Administrator geändert werden. Du kannst deine eigene Rolle nicht anpassen.
Was passiert, wenn ich einen Nutzer entferne?
Der Nutzer verliert den Zugang zum Workspace. Seine bisherigen Chat-Verläufe und Beiträge zu Wissensbasen bleiben erhalten.
Kann ich eine gelöschte Gruppe wiederherstellen?
Nein. Das Löschen einer Gruppe ist unwiderruflich. Du müsstest die Gruppe neu erstellen und die Mitglieder erneut zuweisen.
Was ist der Unterschied zwischen Rolle und Lizenztyp?
Die Rolle (User/Admin) bestimmt, welche Verwaltungsbereiche du siehst. Der Lizenztyp (Business/Pro/Knowledge Only) bestimmt, welche Funktionen du nutzen kannst – z.B. sind Integrationen und Tools nur mit der Business-Lizenz verfügbar.
Kann ich alle KI-Modelle deaktivieren?
Mindestens ein Modell muss aktiviert sein, damit der Chat funktioniert. Wenn du nur DSGVO-konforme Modelle erlauben möchtest, deaktiviere alle Modelle mit der Kennzeichnung „Global”.
Nutzen meine Mitarbeiter automatisch das Standard-Modell?
Das Standard-Modell ist lediglich die Vorauswahl für neue Chats. Nutzer können jederzeit ein anderes aktiviertes Modell in der Modellauswahl im Chat wählen.