Integrationen & Tools

Was sind Integrationen?

Integrationen erweitern den KI-Assistenten um zusätzliche Fähigkeiten. Sie verbinden Octopus mit externen Diensten und Werkzeugen, damit der Assistent mehr als nur Textantworten liefern kann.

Ohne Integrationen kann der Assistent Fragen beantworten und auf das Firmenwissen zugreifen.

Mit Integrationen kann er zusätzlich:

E-Mails lesen und versenden (Microsoft 365)
Kalendertermine verwalten (Microsoft 365)
Dateien in OneDrive oder SharePoint bearbeiten
Datenbank-Abfragen ausführen (Databricks)
Aufgaben in Notion verwalten
Geschäftsdaten in Odoo abfragen
Im Internet recherchieren (Websuche)
Webseiten analysieren und zusammenfassen
PDF-, Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien erstellen und bearbeiten

Zwei Arten von Integrationen

Es gibt zwei Typen, die sich in der Nutzung kaum unterscheiden – beide stellen dem Assistenten zusätzliche Werkzeuge zur Verfügung:

MCP-Server

MCP-Server verbinden Octopus mit externen Diensten über eine standardisierte Schnittstelle (Model Context Protocol). Jeder MCP-Server stellt eine oder mehrere Fähigkeiten bereit, die der Assistent nutzen kann.

Beispiel: Die Microsoft-365-Integration stellt Fähigkeiten wie „E-Mail senden”, „Kalender lesen” oder „OneDrive-Datei öffnen” bereit.

Skills

Skills sind spezialisierte Werkzeuge, die der Assistent direkt in einer geschützten Umgebung ausführt. Sie eignen sich besonders für Dateiverarbeitung und Datenanalyse.

Beispiel: Der PDF-Skill kann PDF-Dateien analysieren, zusammenführen, aufteilen oder Formulare ausfüllen.

Übersicht: Was kann ich tun?

Aktion	Wer kann das?
Verfügbare Tools im Chat nutzen	Alle Nutzer (Business-Lizenz)
Tools-Liste ansehen	Alle Nutzer (Business-Lizenz)
Eigenes Tool (MCP-Server) erstellen	Alle Nutzer (Business-Lizenz)
Eigenen Skill hochladen	Alle Nutzer (Business-Lizenz)
Tool mit Personen/Gruppen teilen	Eigentümer des Tools
Tool für gesamten Workspace freigeben	Administratoren
Tool systemweit verfügbar machen	Super-Administratoren
Fähigkeiten-Berechtigungen konfigurieren	Administratoren

Hinweis: Integrationen und Tools sind nur mit einer Business-Lizenz verfügbar.

Die Tool-Verwaltung ist über die Einstellungen erreichbar:

Einstellungen → Tools

Dort wird eine Übersicht aller Tools angezeigt, auf die du Zugriff hast. Jedes Tool zeigt:

Name und optionale Beschreibung
Status-Punkt: Grün = aktiv, Grau = inaktiv
Typ-Kennzeichnung: „MCP” (blau) oder „Skill” (grün)
Bereichs-Kennzeichnung: „System”, „Tenant”, „Persönlich” oder „Geteilt”
Verfügbare Fähigkeiten (bei MCP-Servern): z.B. „Tools: send_email, read_calendar +3 weitere”

Tools im Chat nutzen

Du musst nichts Besonderes tun – der Assistent erkennt automatisch, wann er ein Tool benötigt, und setzt es ein.

Beispiele

E-Mail schreiben (Microsoft 365):

„Schreibe eine E-Mail an Max Müller mit einer Zusammenfassung des gestrigen Meetings.”

Daten abfragen (Databricks):

„Zeige mir die Umsatzzahlen der letzten drei Monate aus unserer Datenbank.”

PDF erstellen (PDF-Skill):

„Erstelle eine PDF-Zusammenfassung aus den angehängten drei Dokumenten.”

Excel-Auswertung (Excel-Skill):

„Analysiere diese CSV-Datei und erstelle eine Excel-Tabelle mit Diagrammen.”

Kalender prüfen (Microsoft 365):

„Welche Termine habe ich morgen?”

Internet-Recherche (Websuche):

„Recherchiere die aktuellen Markttrends im Bereich erneuerbare Energien.”

Der Assistent zeigt dir dabei an, welches Tool er verwendet, und liefert das Ergebnis direkt im Chat. Erstellte Dateien (PDFs, Excel, Word, PowerPoint) kannst du direkt herunterladen.

Vorinstallierte System-Tools

Octopus bringt einige Tools bereits fertig konfiguriert mit. Diese stehen allen Nutzern zur Verfügung und müssen nicht eingerichtet werden.

Websuche

Durchsucht das Internet nach aktuellen Informationen. Nützlich für Marktrecherchen, Nachrichtenabfragen oder wenn der Assistent aktuelle Daten benötigt.

Webseiten-Analyse

Ruft Webseiten auf und extrahiert den Inhalt als lesbaren Text. Ideal, um Webseiten zusammenzufassen oder bestimmte Informationen aus einer URL zu extrahieren.

Bildgenerierung

Erstellt Bilder basierend auf Textbeschreibungen. Nutzt Googles Imagen-Modell zur Erzeugung von Illustrationen, Grafiken und Bildern.

Dokumenten-Skills

Vier spezialisierte Skills zur Dateiverarbeitung:

Skill	Was er kann
PDF	Text/Tabellen extrahieren, PDFs zusammenführen, aufteilen, drehen, Formulare füllen, OCR für gescannte Dokumente
Excel	Tabellen erstellen, Formeln einfügen, Diagramme erzeugen, Daten analysieren, Statistiken berechnen
Word	Professionelle Dokumente erstellen, formatieren, Tabellen/Bilder einfügen, Kopf-/Fußzeilen
PowerPoint	Präsentationen erstellen, Folien gestalten, Diagramme einfügen, Übergänge setzen

So nutzt du die Dokumenten-Skills:

Lade eine Datei im Chat hoch oder beschreibe, was erstellt werden soll
Der Assistent erkennt automatisch den passenden Skill
Das Ergebnis erscheint im Chat zum Herunterladen

Beispiel-Anfragen:

„Fasse diese drei PDFs in einem Dokument zusammen.”
„Erstelle aus diesen Zahlen eine Excel-Tabelle mit Pivot-Diagramm.”
„Mache aus meiner Gliederung eine professionelle PowerPoint-Präsentation.”
„Erstelle einen Vertragsentwurf als Word-Dokument mit Platzhaltern.”

Verfügbare Integrations-Templates

Neben den System-Tools gibt es vorkonfigurierte Templates, die die Einrichtung neuer Integrationen vereinfachen. Templates enthalten bereits die passenden Verbindungseinstellungen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Microsoft 365

Verbindet Octopus mit deinem Microsoft-Konto. Nach der Einrichtung kann der Assistent:

E-Mails lesen, suchen und senden (Outlook)
Kalender einsehen und Termine erstellen
OneDrive-Dateien lesen und verwalten
Excel-Arbeitsmappen in OneDrive bearbeiten
OneNote-Notizbücher lesen und bearbeiten
Aufgaben verwalten (To Do und Planner)
Kontakte durchsuchen

Authentifizierung: OAuth 2.0 – du wirst einmalig aufgefordert, dich bei Microsoft anzumelden und den Zugriff zu erlauben.

Voraussetzung: Bevor einzelne Nutzer sich verbinden können, muss ein Administrator in Microsoft Entra ID (Azure AD) den Admin-Consent für die Octopus-App erteilen. Ohne diesen Schritt schlägt die Anmeldung fehl. Wende dich an deinen IT-Administrator, falls du bei der Anmeldung eine Fehlermeldung erhältst.

Notion

Verbindet Octopus mit deinem Notion-Workspace. Der Assistent kann dann:

Seiten lesen und erstellen
Datenbanken durchsuchen und abfragen
Inhalte aus Notion in Antworten einbeziehen

Authentifizierung: API-Key – du erstellst in Notion eine Integration und trägst den Schlüssel ein.

Databricks

Verbindet Octopus mit deiner Databricks-Umgebung für SQL-Abfragen und Datenanalysen. Der Assistent kann dann:

SQL-Abfragen auf dem Databricks SQL Warehouse ausführen
Daten analysieren und visualisieren
Ergebnisse in Tabellen und Diagrammen darstellen

Authentifizierung: API-Key (Personal Access Token) – du erstellst in Databricks ein Token und trägst die Verbindungsdaten ein.

Odoo

Verbindet Octopus mit deinem Odoo-ERP-System. Der Assistent kann dann:

Geschäftsdaten abfragen (Kunden, Aufträge, Rechnungen, etc.)
Datensätze suchen und filtern
Neue Einträge erstellen und bestehende bearbeiten (je nach Konfiguration)

Authentifizierung: API-Key – du trägst die Odoo-URL, Benutzername und API-Schlüssel ein.

Deine Wunsch-Integration fehlt?

Wir bauen unser Integrations-Angebot laufend aus. Wenn du eine Integration benötigst, die noch nicht verfügbar ist, melde dich gerne:

Per E-Mail: [email protected]
Über deinen persönlichen Ansprechpartner bei Octopus AI

Wir prüfen die Anfrage und bauen die Integration gerne für dich.

Ein neues Tool einrichten

Aus einem Template erstellen (empfohlen)

Gehe zu Einstellungen → Tools
Klicke auf „+ Tool” → „Aus Template”
Wähle ein Template (z.B. Microsoft 365, Notion, Databricks, Odoo)
Das Tool wird sofort erstellt und der Editor öffnet sich
Folge der Integrations-Anleitung im Tab „Parameter”, um die Verbindung einzurichten
Klicke auf „Verbindung testen”, um die Einrichtung abzuschließen

Einen MCP-Server manuell einrichten

Für MCP-Server, die nicht als Template verfügbar sind:

Klicke auf „+ Tool” → „Manueller MCP-Server”
Der Editor öffnet sich
Im Tab „Allgemein”: Vergib einen Namen und optional eine Beschreibung
Im Tab „Parameter”: Trage die Server-URL ein
Optional: Definiere Parameter, die der Server benötigt (z.B. API-Key, Benutzername)
Klicke auf „Verbindung testen”
Bei Erfolg werden die verfügbaren Fähigkeiten automatisch erkannt

Einen eigenen Skill hochladen

Für eigene Automatisierungen oder Spezial-Werkzeuge:

Klicke auf „+ Tool” → „Manueller Skill”
Schritt 1: Lade den Skill-Ordner oder ein Archiv (ZIP) hoch
- Der Ordner muss eine SKILL.md-Datei enthalten
- Nach dem Upload wird die Dateistruktur angezeigt
Schritt 2: Überprüfe die Einstellungen
- Name und Beschreibung (werden automatisch aus der SKILL.md gelesen)
- Falls der Skill auf externe Dienste zugreift: Aktiviere „Connected Skill” und trage die Zugangsdaten ein
Klicke auf „Erstellen”

Tool konfigurieren

Klicke in der Tool-Übersicht auf ein Tool, um den Editor zu öffnen. Die Konfiguration ist in mehrere Tabs unterteilt:

Tab: Allgemein

Tool aktiviert: Schaltet das Tool ein oder aus. Deaktivierte Tools stehen dem Assistenten nicht zur Verfügung.
Name: Anzeigename des Tools (max. 100 Zeichen)
Beschreibung: Kurze Erklärung, wofür das Tool gedacht ist (max. 500 Zeichen)
System-Anweisungen: Hier kannst du dem Assistenten mitteilen, wann und wie er dieses Tool einsetzen soll (max. 2.000 Zeichen). Beispiel: „Verwende dieses Tool nur, wenn der Nutzer explizit nach Databricks-Daten fragt.”
Tool löschen: Am Ende der Seite in der Gefahrenzone. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

Änderungen werden automatisch gespeichert – ein Speichern-Button ist nicht nötig.

Tab: Parameter

Hier werden die Verbindungseinstellungen konfiguriert.

Für Template-basierte Tools:

Die Parameter-Felder sind vom Template vorgegeben
Trage die erforderlichen Werte ein (z.B. API-Key, Server-URL)
Geheime Felder (z.B. Passwörter) sind automatisch maskiert
Eine Integrations-Anleitung erklärt Schritt für Schritt, was einzutragen ist

Für manuell erstellte MCP-Server:

Server-URL: Die Adresse des MCP-Servers (Pflichtfeld)
Healthcheck-URL: Optionaler Endpunkt zur Verfügbarkeitsprüfung
Parameter definieren: Füge eigene Parameter hinzu (Text, Zahl oder Ja/Nein). Für jeden Parameter kannst du festlegen, wie er an den Server übermittelt wird (als Argument, HTTP-Header oder Query-Parameter).

Verbindung testen:

Klicke auf „Verbindung testen”, um zu prüfen, ob die Verbindung funktioniert:

Erfolg (grünes Häkchen): Die Verbindung steht und die verfügbaren Fähigkeiten wurden erkannt. Die Antwortzeit wird in Millisekunden angezeigt.
Fehlgeschlagen (rotes X): Die Verbindung konnte nicht hergestellt werden. Die Fehlermeldung gibt Hinweise zur Behebung.

Wichtig: Das Tool kann erst aktiviert werden, nachdem die Verbindung erfolgreich getestet wurde.

Tab: Dateien (nur bei Skills)

Zeigt die Dateien des hochgeladenen Skills an:

Links: Verzeichnisbaum mit allen Dateien
Rechts: Vorschau des ausgewählten Dateiinhalts
Du kannst einzelne Dateien hinzufügen, ersetzen oder löschen
Über „Alle Dateien ersetzen” lädst du eine komplett neue Version hoch

Tab: Teilen

Legt fest, wer dieses Tool verwenden kann:

Option	Beschreibung
Nur ich persönlich	Nur du selbst kannst das Tool nutzen (Standard)
Bestimmte Personen oder Gruppen	Du wählst aus, welche Kollegen oder Teams Zugriff bekommen
Gesamter Tenant	Alle Nutzer in deinem Workspace (nur für Administratoren)
Gesamt-Octopus-AI	Systemweit für alle Nutzer verfügbar (nur für Super-Administratoren)

Personen oder Gruppen hinzufügen:

Wähle „Bestimmte Personen oder Gruppen”
Suche nach dem Namen der Person oder Gruppe
Wähle den Eintrag aus – er erscheint als Kennzeichnung
Zum Entfernen klicke auf das X neben dem Namen

Tab: Fähigkeiten (nur bei MCP-Servern)

Wird nach einem erfolgreichen Verbindungstest angezeigt. Listet alle Fähigkeiten (Tools) auf, die der MCP-Server bereitstellt.

Für jede Fähigkeit kannst du die Berechtigung festlegen:

Berechtigung	Bedeutung
Immer erlaubt	Der Assistent darf diese Fähigkeit jederzeit einsetzen
Vorher nachfragen	Der Assistent fragt dich im Chat, bevor er die Fähigkeit nutzt
Nicht erlaubt	Der Assistent darf diese Fähigkeit nicht verwenden
Gesperrt	Von einem Administrator festgelegt, kann nicht geändert werden

Beispiel: Du möchtest, dass der Assistent E-Mails lesen darf, aber vor dem Versenden immer nachfragt. Dann setzt du „E-Mail lesen” auf Immer erlaubt und „E-Mail senden” auf Vorher nachfragen.

Authentifizierung bei externen Diensten

Je nach Integration gibt es verschiedene Anmeldemethoden:

OAuth 2.0 (z.B. Microsoft 365)

OAuth ermöglicht eine sichere Anmeldung, ohne dass du dein Passwort in Octopus eingeben musst.

Klicke im Parameter-Tab auf „Mit [Anbieter] verbinden”
Du wirst zur Anmeldeseite des Anbieters weitergeleitet (z.B. Microsoft)
Melde dich dort an und erlaube den Zugriff
Du wirst automatisch zurück zu Octopus geleitet

Nach der Anmeldung zeigt der Status:

Verbunden mit [Anbieter] – alles in Ordnung
Gültig für X Tage – wann die Anmeldung erneuert werden muss
Berechtigungen – welche Zugriffe erteilt wurden

Verbindung trennen: Klicke auf „Verbindung trennen”, um den Zugriff zu widerrufen. Das Tool funktioniert dann nicht mehr, bis du dich erneut anmeldest.

API-Key (z.B. Notion, Databricks, Odoo)

Einige Dienste verwenden einen API-Schlüssel statt OAuth:

Erstelle den API-Schlüssel im jeweiligen Dienst (die Anleitung im Tab „Parameter” erklärt wie)
Trage den Schlüssel im entsprechenden Feld ein
Teste die Verbindung

API-Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und in der Anzeige maskiert (z.B. ***).

Sicherheit & Datenschutz

Zugangsdaten

Alle Zugangsdaten (API-Keys, OAuth-Tokens) werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert
Zugangsdaten werden in der Oberfläche niemals im Klartext angezeigt
OAuth-Tokens werden automatisch erneuert, solange die Verbindung aktiv ist

Skills und Code-Ausführung

Skill-Code läuft in einer vollständig isolierten Sandbox-Umgebung
Die Sandbox hat keinen Zugriff auf andere Nutzerdaten oder interne Systeme
Jede Chat-Sitzung hat einen eigenen, abgeschotteten Arbeitsbereich
Nach Beendigung der Sitzung wird die Sandbox-Umgebung zerstört

Connected Skills (Skills mit externem Zugriff)

Wenn ein Skill auf externe Dienste zugreift (z.B. Databricks), werden die Zugangsdaten über einen sicheren Proxy injiziert
Der Code in der Sandbox sieht die Zugangsdaten nicht direkt – sie werden erst beim Netzwerkaufruf automatisch eingefügt
Nur die konfigurierten Ziel-Server sind erreichbar; alle anderen Verbindungen werden blockiert

Häufige Fragen

Welche Lizenz brauche ich für Integrationen?

Integrationen und Tools sind nur mit einer Business-Lizenz verfügbar.

Muss ich Tools manuell aufrufen?

Nein. Der Assistent erkennt automatisch, wann ein Tool hilfreich ist, und setzt es ein. Du musst nur deine Frage oder Aufgabe im Chat formulieren.

Kann ich kontrollieren, welche Fähigkeiten der Assistent nutzen darf?

Ja. Im Tab „Fähigkeiten” eines MCP-Server-Tools kannst du für jede einzelne Fähigkeit festlegen, ob sie immer erlaubt ist, ob vorher nachgefragt werden soll oder ob sie gesperrt ist.

Was passiert, wenn die Verbindung zu einem externen Dienst nicht funktioniert?

Der Assistent informiert dich im Chat, dass er das Tool nicht verwenden konnte. Gehe in die Einstellungen und prüfe die Verbindung über den Button „Verbindung testen”. Die Fehlermeldung gibt dir Hinweise zur Behebung.

Können andere meine persönlichen Tools sehen?

Nein. Tools, die du als „Nur ich persönlich” konfiguriert hast, sind nur für dich sichtbar. Erst wenn du ein Tool explizit teilst, können andere darauf zugreifen.

Kann ich ein gelöschtes Tool wiederherstellen?

Nein. Das Löschen eines Tools ist unwiderruflich. Alle Konfigurationen, gespeicherten Zugangsdaten und hochgeladenen Dateien werden endgültig entfernt.

Meine OAuth-Verbindung ist abgelaufen – was tun?

Klicke im Parameter-Tab erneut auf „Mit [Anbieter] verbinden” und melde dich neu an. Die Verbindung wird dann erneuert.

Kann der Assistent mit meinem Microsoft-Konto E-Mails versenden, ohne zu fragen?

Das hängt von der Berechtigungseinstellung ab. Standardmäßig kann dein Administrator festlegen, dass der Assistent vor bestimmten Aktionen (z.B. E-Mail senden) nachfragen muss. Du kannst die Berechtigungen auch selbst im Tab „Fähigkeiten” anpassen, sofern sie nicht von einem Administrator gesperrt wurden.

Sind meine Daten in der Sandbox sicher?

Ja. Die Sandbox ist vollständig isoliert – sie hat keinen Zugriff auf andere Nutzerdaten, die Datenbank oder interne Dienste. Alle Zugangsdaten für externe Dienste werden über einen sicheren Proxy weitergereicht und sind im Sandbox-Code nicht sichtbar.

Kann ich eigene Skills für mein Team erstellen?

Ja. Du kannst eigene Skills hochladen und über den Tab „Teilen” deinem Team zur Verfügung stellen. Skills müssen dem Agent Skills Format folgen und eine SKILL.md-Datei enthalten.

Wie viele Tools kann ich erstellen?

Es gibt keine feste Obergrenze. Du kannst beliebig viele persönliche Tools erstellen und konfigurieren.

Was ist der Unterschied zwischen „System”- und „Tenant”-Tools?

System-Tools sind plattformweit für alle Nutzer verfügbar und werden von Super-Administratoren verwaltet. Tenant-Tools sind nur innerhalb deines Workspaces verfügbar und werden von deinen Administratoren verwaltet.