Zum Inhalt springen
Octopus AI Dokumentation

Wissensmanagement

Was ist das Wissensmanagement?

Das Wissensmanagement ermöglicht es, Firmeninternes Wissen zentral zu sammeln, zu organisieren und dem KI-Assistenten zur Verfügung zu stellen. Alles, was in einer Wissensbasis gespeichert wird, kann der Assistent im Chat nutzen, um fundierte Antworten zu geben.

Typische Inhalte:

  • Unternehmensrichtlinien (z.B. Remote-Work-Regelungen, Reisekostenrichtlinien)
  • Prozessbeschreibungen und Anleitungen
  • FAQ und häufig gestellte Fragen
  • Produktinformationen und Preislisten
  • Onboarding-Material für neue Mitarbeiter

Übersicht: Was kann ich tun?

AktionWer kann das?
Wissensbasen ansehenAlle Nutzer mit Zugriff
Wissen im Chat abrufenAlle Nutzer mit Zugriff
Wissen vorschlagen (mit Freigabe)Nutzer mit Vorschlags-Recht
Wissen direkt hinzufügenNutzer mit Schreib-Recht
Vorschläge freigeben oder ablehnenNutzer mit Freigabe-Recht
Wissensbasis umstrukturierenNutzer mit Freigabe-Recht (nur Eigentümer)
Änderungsverlauf einsehenAlle Nutzer mit Zugriff
Wissensbasis erstellen und verwaltenAdministratoren
Berechtigungen vergebenAdministratoren
Wissensbasis mit anderen Workspaces teilenEigentümer der Wissensbasis

Das Wissensmanagement ist über die Einstellungen erreichbar:

Einstellungen → Wissen

Dort wird eine Liste aller Wissensbasen angezeigt, auf die du Zugriff hast. Jede Wissensbasis zeigt:

  • Name und Beschreibung
  • Sichtbarkeit (Privat oder Öffentlich)
  • Anzahl offener Freigaben (falls vorhanden)

Zusätzlich gibt es die Wissens-Vorschläge-Seite (erreichbar über das Hauptmenü), die alle offenen Vorschläge aus allen Wissensbasen zentral anzeigt.

Wissen im Chat nutzen

Der KI-Assistent greift automatisch auf die Wissensbasen zu, die dir zugeordnet sind. Du musst nichts Besonderes tun – stelle einfach deine Frage im Chat.

Beispiel: Du fragst „Wie viele Tage Home-Office sind erlaubt?” und der Assistent findet die Antwort in der Wissensbasis mit den Unternehmensrichtlinien.

Der Assistent zeigt dir dabei auch, aus welchen Quellen die Antwort stammt.

Wissen hinzufügen

Im Chat

Der einfachste Weg, Wissen hinzuzufügen, ist direkt im Chat. Sage dem Assistenten z.B.:

„Bitte speichere folgende Information in der Wissensbasis: Ab dem 1. März gilt eine neue Reisekostenrichtlinie…”

Du kannst auch Dateien (Bilder, PDFs) anhängen, die zusammen mit dem Wissen gespeichert werden.

Was dann passiert, hängt von deinem Zugriffsrecht ab:

Mit Vorschlags-Recht

Dein Wissen wird als Vorschlag eingereicht und muss von jemandem mit Freigabe-Recht geprüft und genehmigt werden. Du bekommst eine Bestätigung, dass der Vorschlag eingereicht wurde.

Mit Schreib-Recht

Der Assistent prüft automatisch, ob das neue Wissen im Widerspruch zu bestehenden Inhalten steht:

  • Kein Widerspruch: Das Wissen wird direkt in die passende Stelle der Wissensbasis einsortiert.
  • Widerspruch erkannt: Du wirst informiert, welcher Widerspruch besteht. Du kannst dann entscheiden, ob du das Wissen trotzdem eintragen möchtest – in diesem Fall wird es als Vorschlag zur Freigabe eingereicht.

Mit Freigabe-Recht

Wie beim Schreib-Recht, aber bei einem erkannten Widerspruch kannst du das Wissen trotzdem direkt eintragen (der Assistent bekommt den Hinweis auf den Widerspruch mit und verarbeitet ihn beim Einsortieren).

Ziel-Wissensbasis

Wenn du Zugriff auf mehrere Wissensbasen hast, fragt der Assistent nach, in welche das Wissen eingetragen werden soll. Bei nur einer Wissensbasis wird diese automatisch verwendet.

Vorschläge verwalten (Freigaben)

Wo finde ich offene Vorschläge?

Es gibt zwei Wege:

  1. Zentrale Wissens-Vorschläge (Hauptmenü) – zeigt alle offenen Vorschläge aus allen Wissensbasen, gruppiert nach Wissensbasis.
  2. Innerhalb einer Wissensbasis (Einstellungen → Wissen → KB öffnen → Tab „Freigaben”) – zeigt nur die Vorschläge dieser einen Wissensbasis.

Wie sieht ein Vorschlag aus?

Jeder Vorschlag zeigt:

  • Titel des vorgeschlagenen Inhalts
  • Typ-Kennzeichnung:
    • „Vorgeschlagen” (grau) – eingereicht von einem Nutzer mit Vorschlags-Recht
    • „Konflikt” (rot) – eingereicht, obwohl ein Widerspruch zu bestehenden Inhalten erkannt wurde
  • Eingereicht von (Name oder E-Mail-Adresse)
  • Zeitpunkt (z.B. „vor 2 Stunden”)

Klicke auf einen Vorschlag, um den vollständigen Inhalt zu sehen. Bei Konflikten wird zusätzlich der Grund angezeigt, warum ein Widerspruch erkannt wurde.

Falls Dateien (Bilder, Dokumente) angehängt sind, werden diese als Anhänge aufgelistet.

Vorschlag freigeben

Klicke auf den grünen Haken (Freigeben). Der Inhalt wird automatisch an der passenden Stelle in die Wissensbasis eingeordnet.

Vorschlag ablehnen

Klicke auf das rote X (Ablehnen). Es öffnet sich ein Dialog, in dem du optional eine Begründung eingeben kannst (max. 500 Zeichen). Die Begründung wird im Änderungsverlauf gespeichert.

Änderungsverlauf

Jede Wissensbasis führt einen vollständigen Verlauf aller Änderungen. Du findest ihn unter:

Einstellungen → Wissen → KB öffnen → Tab „Verlauf”

Was wird angezeigt?

Jeder Eintrag im Verlauf zeigt:

  • Aktion (farbig markiert):
    • Grünes + – Neues Wissen hinzugefügt
    • Blauer Stift – Bestehendes Wissen aktualisiert
    • Grüner Haken – Vorschlag freigegeben
    • Rotes X – Vorschlag abgelehnt
    • Orangefarbener Pfeil – Struktur umorganisiert
  • Beschreibung der Änderung
  • Wer die Änderung vorgenommen hat
  • Wann (Datum und Uhrzeit)
  • Anzahl der geänderten Dateien

Details einer Änderung

Klicke auf einen Eintrag, um die Details zu sehen:

  • Hinzugefügte Dateien werden mit grünem Hintergrund angezeigt
  • Entfernte Dateien werden mit rotem Hintergrund und Durchstreichung angezeigt
  • Geänderte Dateien zeigen einen Vergleich:
    • Entfernter Text: rot hinterlegt mit Durchstreichung
    • Hinzugefügter Text: grün hinterlegt
    • Unverändert: normaler Text

Über den Button „Mehr laden” kannst du ältere Einträge nachladen.

Handbuch (Docs-Viewer)

Jede Wissensbasis hat ein Handbuch – eine lesbare Darstellung aller Inhalte als Webseite. Öffne es über den Button „Handbuch öffnen” in der Wissensbasis-Ansicht.

Das Handbuch bietet:

  • Navigations-Sidebar mit allen Themen
  • Suchfunktion
  • Formatierte Darstellung aller Markdown-Inhalte
  • Eingebettete Bilder und Dokumente

Wissensbasis erstellen

Nur für Administratoren.

  1. Gehe zu Einstellungen → Wissen
  2. Klicke auf „Wissensbasis erstellen”
  3. Gib einen Namen ein (Pflichtfeld, max. 100 Zeichen)
  4. Optional: Füge eine Beschreibung hinzu (max. 500 Zeichen)
  5. Klicke auf Erstellen

Die neue Wissensbasis ist zunächst leer. Sobald Wissen über den Chat hinzugefügt wird, erstellt der Assistent automatisch eine sinnvolle Ordnerstruktur.

Wissensbasis bearbeiten

Nur für Administratoren.

Öffne die Wissensbasis über Einstellungen → Wissen → KB anklicken.

Tab: Allgemein

  • Name ändern (max. 100 Zeichen)
  • Beschreibung ändern (max. 500 Zeichen)
  • Sichtbarkeit festlegen:
    • Privat: Nur Nutzer mit zugewiesenen Berechtigungen haben Zugriff. Ideal für vertrauliche Informationen.
    • Öffentlich: Über einen individuellen Link zugänglich – für Support-Bots, FAQ-Seiten oder Kiosk-Terminals.

Änderungen werden automatisch gespeichert (kein separater Speichern-Button nötig).

Gefahrenzone

Am Ende des Allgemein-Tabs befindet sich die Gefahrenzone. Hier kann die Wissensbasis unwiderruflich gelöscht werden – inklusive aller Inhalte, Vorschläge und Verlauf.

Berechtigungen verwalten

Nur für Administratoren.

Öffne die Wissensbasis und wechsle zum Tab „Berechtigungen”.

Zugriffsrechte

Es gibt vier Stufen, die aufeinander aufbauen:

RechtWas der Nutzer kann
LesenWissen im Chat abrufen, Handbuch lesen, Verlauf einsehen
Wissen vorschlagenAlles aus „Lesen” + Wissen über den Chat vorschlagen (wird zur Freigabe eingereicht)
Wissen hinzufügenAlles aus „Vorschlagen” + Wissen direkt eintragen (ohne Freigabe)
Wissen freigebenAlles aus „Hinzufügen” + Vorschläge freigeben oder ablehnen + Struktur umorganisieren

Gruppen oder Personen hinzufügen

  1. Klicke auf „Gruppe oder Person hinzufügen…”
  2. Suche nach dem Namen der Gruppe oder Person
  3. Wähle den Eintrag aus
  4. Das Standard-Recht ist „Lesen” – ändere es über das Dropdown

Recht ändern

Klicke auf das Dropdown neben dem Namen und wähle das gewünschte Recht.

Berechtigung entfernen

Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben dem Eintrag.

Wichtige Hinweise

  • Wenn eine private Wissensbasis keine Berechtigungen hat, können nur Administratoren sie sehen.
  • Wenn Nutzer mit dem Recht „Wissen vorschlagen” existieren, sollte mindestens ein Nutzer mit dem Recht „Wissen freigeben” konfiguriert sein – sonst kann niemand die Vorschläge genehmigen. Es wird eine Warnung angezeigt, falls das fehlt.
  • Wenn die Gruppe „Alle Mitarbeiter” Lesezugriff hat, wird ein Hinweis angezeigt.

Wissensbasis mit anderen Workspaces teilen

Nur für Eigentümer der Wissensbasis.

Öffne die Wissensbasis und wechsle zum Tab „Teilen”.

Wie funktioniert das Teilen?

Das Teilen funktioniert über Share-Codes – kurze Codes, die du an Administratoren anderer Workspaces weitergeben kannst.

Share-Code erstellen

  1. Wähle das Zugriffsrecht, das der andere Workspace erhalten soll (Lesen, Vorschlagen, Hinzufügen oder Freigeben)
  2. Optional: Lege ein Ablaufdatum fest
  3. Klicke auf „Code erstellen”
  4. Kopiere den generierten Code mit dem Kopier-Button

Share-Code einlösen (als Admin des anderen Workspaces)

  1. Gehe zu Einstellungen → Wissen
  2. Scrolle zu „Wissensbasis einlösen”
  3. Füge den Code ein
  4. Die Wissensbasis erscheint in deiner Liste

Aktive Freigaben verwalten

Die Tabelle zeigt alle bestehenden Freigaben mit:

  • Code (teilweise maskiert)
  • Zugriffsrecht
  • Ablaufdatum (oder „Kein Ablaufdatum”)
  • Ob der Code bereits eingelöst wurde (inkl. Name des Workspaces)

Klicke auf das Papierkorb-Symbol, um eine Freigabe zu widerrufen.

Wissensbasis umstrukturieren (Refactoring)

Nur für Nutzer mit Freigabe-Recht und Eigentümer-Status.

Wenn eine Wissensbasis im Laufe der Zeit unübersichtlich geworden ist, kann der KI-Assistent die Struktur automatisch umorganisieren. Sage z.B. im Chat:

„Bitte strukturiere die HR-Wissensbasis um. Die Richtlinien sollten nach Themen gruppiert werden.”

Der Assistent:

  1. Analysiert die aktuelle Struktur
  2. Organisiert Dateien und Ordner neu
  3. Aktualisiert alle Verweise und die Navigation
  4. Erstellt einen Eintrag im Änderungsverlauf

Wichtig: Dabei gehen keine Inhalte verloren. Es wird nur die Struktur geändert, nicht der Inhalt selbst.

Öffentliche Wissensbasen (Public Chat)

Einrichtung nur für Administratoren. Nutzung für alle mit Link/QR-Code/Token.

Eine Wissensbasis kann als öffentlich markiert werden. Sie wird dann über einen individuellen Link als eigenständiger Chat zugänglich – ohne Octopus-Account, ohne Login. Nutzer brauchen nur einen Browser.

Einsatzzwecke

  • Hotel-Rezeption: QR-Code im Zimmer oder an der Rezeption – Gäste können in ihrer Sprache Fragen stellen (Frühstückszeiten, WLAN-Passwort, Ausflugstipps)
  • Pausenraum / Schwarzes Brett: QR-Code aushängen, damit Mitarbeiter per Handy schnell nachschlagen können (Krankmeldung, Urlaubsantrag, Schichtplan)
  • Support-Bot auf der Website: Chat in die eigene Webseite einbetten, damit Kunden Fragen zu Produkten stellen können
  • FAQ-Seite: Häufig gestellte Fragen automatisch beantworten
  • Kiosk-Terminal: Infopoint im Foyer oder auf Messen
  • Onboarding: Link an neue Mitarbeiter schicken – alle Fragen zum Einstieg werden beantwortet

Großer Vorteil: Mehrsprachigkeit. Der Chat antwortet automatisch in der Sprache, in der die Frage gestellt wird. Egal ob deine Wissensbasis auf Deutsch geschrieben ist – ein englischsprachiger Gast oder ein türkischsprachiger Mitarbeiter bekommt die Antwort in seiner Sprache. Das baut Sprachbarrieren ab, ohne dass du Inhalte übersetzen musst.

Einrichtung

  1. Öffne die Wissensbasis → Tab „Allgemein”
  2. Setze die Sichtbarkeit auf „Öffentlich”
  3. Es erscheinen zusätzliche Konfigurationsfelder:

Slug (Pflichtfeld)

Der Slug ist der eindeutige URL-Bestandteil deines Public Chats. Beispiel:

  • Slug: hotel-gaeste → Link: https://chat.octopus-ai.de/public/chat/hotel-gaeste

Erlaubt sind nur Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche (3-100 Zeichen). Solange kein Slug gesetzt ist, ist der Public Chat deaktiviert.

Authentifizierungsmodus

Legt fest, ob und wie der Zugang geschützt wird:

ModusBeschreibungGeeignet für
Keine (offen)Jeder mit dem Link kann sofort chattenÖffentliche FAQs, Messe-Kiosk
PINNutzer müssen einen numerischen PIN eingebenMitarbeiter-Chat im Pausenraum, interner Zugang
TokenZugang nur mit individuellem ZugangscodeKontrollierte Verteilung, z.B. pro Abteilung oder Standort

Gesprächsstarter (optional)

Bis zu 10 vordefinierte Fragen, die als klickbare Buttons im Chat angezeigt werden. Sie helfen Nutzern, schnell loszulegen.

Beispiele:

  • „Wie melde ich mich krank?”
  • „Wann sind die Frühstückszeiten?”
  • „Wie beantrage ich Urlaub?”

Die Reihenfolge kann per Drag-and-Drop geändert werden.

System-Prompt (optional)

Hier kannst du dem Assistenten zusätzliche Anweisungen geben, z.B.:

„Du bist der digitale Concierge des Hotel Alpenhof. Antworte freundlich und hilfsbereit. Wenn du etwas nicht weißt, verweise auf die Rezeption unter 089-12345.”

Wenn leer, wird ein Standard-Prompt verwendet.

Modell (optional, nur für Super-Admins)

Ermöglicht die Auswahl eines bestimmten KI-Modells für diesen Chat. Standardmäßig wird das kosteneffizienteste Modell verwendet.

Zugangsschutz mit PIN

Der PIN ist ein 4-8 stelliger numerischer Code, den du festlegst und an Nutzer weitergibst.

PIN einrichten

  1. Wähle Authentifizierung: „PIN”
  2. Gib einen 4-8 stelligen PIN ein
  3. Klicke auf „PIN setzen”

Wie Nutzer den PIN verwenden

  1. Nutzer öffnet den Link
  2. Es erscheint: „Bitte geben Sie den PIN ein”
  3. Nach korrekter Eingabe öffnet sich der Chat

PIN ändern oder entfernen

  • Klicke auf „Ändern”, um einen neuen PIN zu setzen
  • Klicke auf „Entfernen”, um den PIN-Schutz aufzuheben

Wichtig: Der PIN wird verschlüsselt gespeichert und kann nach dem Setzen nicht mehr angezeigt werden. Wenn du den PIN vergisst, setze einfach einen neuen.

Schutz vor Brute-Force

Nach 5 Fehlversuchen wird der Zugang für 15 Minuten gesperrt. Nutzer sehen dann: „Zu viele Versuche. Bitte warten Sie einige Minuten.”

Zugangsschutz mit Token

Tokens sind individuelle Zugangscodes, die du gezielt verteilen kannst. Jeder Token kann einem Zweck zugeordnet werden (z.B. „Reinigungsteam”, „Standort München”, „Messe Hannover”).

Token erstellen

  1. Wähle Authentifizierung: „Token”
  2. Klicke auf „+ Neuen Token erstellen”
  3. Vergib optional ein Label (z.B. „Reinigungsteam”)
  4. Klicke auf „Erstellen”
  5. Es erscheint ein Dialog mit:
    • Dem Zugangscode (8 Zeichen, z.B. ABCDEFGH)
    • Button: „Kopieren” – kopiert den Code in die Zwischenablage
    • Button: „Link kopieren” – kopiert den vollständigen Link inkl. Token
    • Button: „QR-Code herunterladen” – lädt einen QR-Code als PNG herunter

Achtung: Der Zugangscode wird nur einmal angezeigt! Kopiere ihn sofort oder lade den QR-Code herunter. Er kann danach nicht mehr abgerufen werden.

QR-Code erzeugen und verteilen

Der heruntergeladene QR-Code enthält den vollständigen Link inklusive Token. Nutzer müssen nichts eingeben – sie scannen einfach den Code und landen direkt im Chat.

Einsatzbeispiele:

  • QR-Code ausdrucken und im Hotelzimmer aufhängen
  • QR-Code im Pausenraum neben dem Schwarzen Brett aushängen
  • QR-Code auf Visitenkarten drucken
  • QR-Code in eine E-Mail an Mitarbeiter einfügen
  • QR-Code auf dem Messestand aufstellen

Du kannst auch den direkten Link teilen (Button „Link kopieren”):

https://chat.octopus-ai.de/public/chat/hotel-gaeste?token=ABCDEFGH

Mitarbeiter können diesen Link als Lesezeichen im Browser speichern oder auf dem Handy zum Home-Bildschirm hinzufügen – so haben sie den Chat immer griffbereit, auch unterwegs.

Wie Nutzer mit Token zugreifen

  • Mit Link oder QR-Code: Der Chat öffnet sich automatisch, keine Eingabe nötig
  • Ohne Token im Link: Nutzer sehen „Bitte geben Sie Ihren Zugangscode ein” und müssen den Code manuell eingeben

Mehrere Tokens verwalten

Du kannst beliebig viele Tokens erstellen – z.B. einen pro Abteilung, pro Standort oder pro Zeitraum. Die Token-Übersicht zeigt:

SpalteBeschreibung
LabelDeine Bezeichnung (z.B. „Reinigungsteam”)
CodeLetzte 4 Zeichen (z.B. ****EFGH)
StatusAktiv oder Deaktiviert
ErstelltDatum der Erstellung

Token deaktivieren

Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben dem Token. Der Token wird sofort ungültig – Nutzer mit diesem Token können nicht mehr zugreifen. Bereits laufende Sitzungen bleiben davon unberührt, laufen aber nach 30 Minuten Inaktivität ab.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt

Wenn ein Mitarbeiter, der Zugang zu einem Public Chat hatte, das Unternehmen verlässt:

  1. Bei Token-Schutz:

    • Öffne die Token-Übersicht der betreffenden Wissensbasis
    • Deaktiviere den Token, den der Mitarbeiter erhalten hat
    • Erstelle bei Bedarf einen neuen Token für die verbleibenden Mitarbeiter
    • Verteile den neuen Token / QR-Code an das Team

  2. Bei PIN-Schutz:

    • Ändere den PIN über den Button „Ändern”
    • Teile den neuen PIN den verbleibenden Mitarbeitern mit

  3. Bei offenem Zugang (keine Authentifizierung):

    • Kein Handlungsbedarf, da kein personenbezogener Zugang existiert

Tipp: Wenn du häufiger mit Personalwechsel rechnest, sind Tokens besser geeignet als ein PIN. Du kannst individuelle Tokens pro Person oder Gruppe erstellen und gezielt einzelne Tokens deaktivieren, ohne alle anderen zu beeinträchtigen.

Chat auf der eigenen Website einbetten

Du kannst den Public Chat als Widget in deine Website, dein Intranet oder eine andere Webseite einbetten. Dafür wird ein Embed-Code bereitgestellt:

<iframe
  src="https://chat.octopus-ai.de/public/widget/hotel-gaeste"
  width="400"
  height="600"
  frameborder="0"
  allow="clipboard-write"
  title="Chat"
></iframe>

Der Embed-Code wird automatisch angezeigt, sobald ein Slug gesetzt ist. Klicke auf „Kopieren”, um ihn in die Zwischenablage zu übernehmen.

Unterschied Standalone vs. Widget:

Standalone-LinkWidget (Embed)
URL/public/chat/{slug}/public/widget/{slug}
DarstellungVollbild mit HeaderKompakt, ohne Header
Geeignet fürDirekter Zugriff, QR-Code, LesezeichenEinbettung in Webseiten, Intranet

Einsatzbeispiele für Embedding:

  • Intranet-Startseite: Chat-Widget auf der Startseite einbetten, damit Mitarbeiter direkt Fragen stellen können
  • Support-Seite: Chat auf der Kundensupport-Seite einbetten
  • Hilfe-Center: Chat als Ergänzung zu bestehenden FAQ-Artikeln
  • SharePoint / Confluence: In interne Wiki-Seiten einbetten

Wenn der Chat mit Token geschützt ist, hänge den Token an die Widget-URL an: /public/widget/{slug}?token=ABCDEFGH

Zusammenfassung: Welcher Schutzmodus für welchen Einsatz?

EinsatzEmpfohlener ModusWarum
Öffentliche FAQ auf der WebsiteKeine (offen)Jeder soll zugreifen können
Messe-KioskKeine (offen)Schneller Zugang ohne Hürden
Hotelzimmer (QR-Code)TokenPro Zimmer/Etage ein Token, einfach widerrufbar
Pausenraum (Aushang)PINEin PIN für alle, einfach zu merken
Mitarbeiter-Chat (mobil)TokenIndividuelle Links als Lesezeichen, bei Austritt deaktivierbar
Abteilungs-ChatTokenPro Abteilung ein Token mit Label
Intranet-EmbeddingKeine oder TokenJe nach Sicherheitsbedarf

Sichtbarkeit von Wissensbasen steuern

Nur für Administratoren.

Administratoren können Wissensbasen ausblenden, ohne sie zu löschen. Ausgeblendete Wissensbasen:

  • Sind für Nutzer nicht sichtbar
  • Behalten alle Inhalte und Berechtigungen
  • Können jederzeit wieder eingeblendet werden

Das ist nützlich, um Wissensbasen temporär zu deaktivieren (z.B. während einer Überarbeitung) oder um sie vorzubereiten, bevor sie für alle sichtbar gemacht werden.

Reihenfolge ändern

Administratoren können die Reihenfolge der Wissensbasen per Drag-and-Drop ändern. Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Priorität der Assistent die Wissensbasen durchsucht.

System-Wissensbasen

Manche Wissensbasen sind als System-Wissensbasen gekennzeichnet. Diese enthalten grundlegende Informationen über die Plattform selbst und können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Häufige Fragen

Kann ich sehen, wer welches Wissen hinzugefügt hat?

Ja, im Tab „Verlauf” wird bei jedem Eintrag angezeigt, wer die Änderung vorgenommen hat.

Was passiert, wenn ich widersprüchliches Wissen hinzufüge?

Der Assistent erkennt Widersprüche automatisch und informiert dich darüber. Je nach deinem Zugriffsrecht wird das Wissen als Vorschlag eingereicht oder du kannst den Widerspruch bewusst überschreiben.

Kann ich gelöschtes Wissen wiederherstellen?

Alle Änderungen sind im Verlauf protokolliert. Wende dich an einen Administrator, um Inhalte wiederherzustellen.

Kann ich Bilder und Dateien in die Wissensbasis hochladen?

Ja, du kannst im Chat Bilder und PDFs anhängen, wenn du Wissen hinzufügst. Diese werden zusammen mit dem Text gespeichert.

Kann ich Wissen auch ohne den Chat hinzufügen?

Aktuell erfolgt das Hinzufügen von Wissen ausschließlich über den Chat-Assistenten. Der Assistent übernimmt das Einsortieren in die richtige Stelle und die Formatierung.

Wie schnell ist neues Wissen im Chat verfügbar?

Sofort. Sobald Wissen hinzugefügt oder ein Vorschlag freigegeben wurde, kann der Assistent es nutzen.

Wer kann meine Vorschläge freigeben?

Nur Nutzer mit dem Recht „Wissen freigeben” für die betreffende Wissensbasis.

Antwortet der Public Chat auch auf Englisch oder Türkisch?

Ja. Der Chat antwortet automatisch in der Sprache der Frage. Die Wissensbasis kann auf Deutsch sein – der Assistent übersetzt die Antworten selbstständig. Das funktioniert für alle gängigen Sprachen.

Kann ich den QR-Code nachträglich nochmal herunterladen?

Nein. Der QR-Code und der vollständige Token werden nur bei der Erstellung angezeigt. Wenn du sie verloren hast, erstelle einfach einen neuen Token und deaktiviere den alten.

Was passiert, wenn jemand den PIN oder Token weitergibt?

Bei PIN: Jeder mit dem PIN hat Zugang. Ändere den PIN, wenn er in falsche Hände geraten ist.

Bei Token: Deaktiviere den betroffenen Token und erstelle einen neuen für die berechtigten Nutzer.

Wie lange ist eine Public-Chat-Sitzung gültig?

Eine Sitzung läuft nach 30 Minuten Inaktivität ab. Danach muss der Nutzer den PIN oder Token erneut eingeben (oder den Link/QR-Code erneut verwenden).

Kann ich sehen, wie oft der Public Chat genutzt wird?

Die Nutzung wird über Sitzungen erfasst. Wende dich an einen Administrator für Nutzungsstatistiken.