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Öffentliche Wissensbasen

Einrichtung nur für Administratoren. Nutzung für alle mit Link/QR-Code/Token.

Eine Wissensbasis kann als öffentlich markiert werden. Sie wird dann über einen individuellen Link als eigenständiger Chat zugänglich – ohne Octopus-Account, ohne Login. Nutzer brauchen nur einen Browser.

Einsatzzwecke

  • Hotel-Rezeption: QR-Code im Zimmer oder an der Rezeption – Gäste können in ihrer Sprache Fragen stellen (Frühstückszeiten, WLAN-Passwort, Ausflugstipps)
  • Pausenraum / Schwarzes Brett: QR-Code aushängen, damit Mitarbeiter per Handy schnell nachschlagen können (Krankmeldung, Urlaubsantrag, Schichtplan)
  • Support-Bot auf der Website: Chat in die eigene Webseite einbetten, damit Kunden Fragen zu Produkten stellen können
  • FAQ-Seite: Häufig gestellte Fragen automatisch beantworten
  • Kiosk-Terminal: Infopoint im Foyer oder auf Messen
  • Onboarding: Link an neue Mitarbeiter schicken – alle Fragen zum Einstieg werden beantwortet

Großer Vorteil: Mehrsprachigkeit. Der Chat antwortet automatisch in der Sprache, in der die Frage gestellt wird. Egal ob deine Wissensbasis auf Deutsch geschrieben ist – ein englischsprachiger Gast oder ein türkischsprachiger Mitarbeiter bekommt die Antwort in seiner Sprache. Das baut Sprachbarrieren ab, ohne dass du Inhalte übersetzen musst.

Einrichtung

  1. Öffne die Wissensbasis → Tab „Allgemein”
  2. Setze die Sichtbarkeit auf „Öffentlich”
  3. Es erscheinen zusätzliche Konfigurationsfelder:

Slug (Pflichtfeld)

Der Slug ist der eindeutige URL-Bestandteil deines Public Chats. Beispiel:

  • Slug: hotel-gaeste → Link: https://chat.octopus-ai.de/public/chat/hotel-gaeste

Erlaubt sind nur Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche (3-100 Zeichen). Solange kein Slug gesetzt ist, ist der Public Chat deaktiviert.

Authentifizierungsmodus

Legt fest, ob und wie der Zugang geschützt wird:

ModusBeschreibungGeeignet für
Keine (offen)Jeder mit dem Link kann sofort chattenÖffentliche FAQs, Messe-Kiosk
PINNutzer müssen einen numerischen PIN eingebenMitarbeiter-Chat im Pausenraum, interner Zugang
TokenZugang nur mit individuellem ZugangscodeKontrollierte Verteilung, z.B. pro Abteilung oder Standort

Gesprächsstarter (optional)

Bis zu 10 vordefinierte Fragen, die als klickbare Buttons im Chat angezeigt werden. Sie helfen Nutzern, schnell loszulegen.

Beispiele:

  • „Wie melde ich mich krank?”
  • „Wann sind die Frühstückszeiten?”
  • „Wie beantrage ich Urlaub?”

Die Reihenfolge kann per Drag-and-Drop geändert werden.

System-Prompt (optional)

Hier kannst du dem Assistenten zusätzliche Anweisungen geben, z.B.:

„Du bist der digitale Concierge des Hotel Alpenhof. Antworte freundlich und hilfsbereit. Wenn du etwas nicht weißt, verweise auf die Rezeption unter 089-12345.”

Wenn leer, wird ein Standard-Prompt verwendet.

Modell (optional, nur für Super-Admins)

Ermöglicht die Auswahl eines bestimmten KI-Modells für diesen Chat. Standardmäßig wird das kosteneffizienteste Modell verwendet.

Zugangsschutz mit PIN

Der PIN ist ein 4-8 stelliger numerischer Code, den du festlegst und an Nutzer weitergibst.

PIN einrichten

  1. Wähle Authentifizierung: „PIN”
  2. Gib einen 4-8 stelligen PIN ein
  3. Klicke auf „PIN setzen”

Wie Nutzer den PIN verwenden

  1. Nutzer öffnet den Link
  2. Es erscheint: „Bitte geben Sie den PIN ein”
  3. Nach korrekter Eingabe öffnet sich der Chat

PIN ändern oder entfernen

  • Klicke auf „Ändern”, um einen neuen PIN zu setzen
  • Klicke auf „Entfernen”, um den PIN-Schutz aufzuheben

Wichtig: Der PIN wird verschlüsselt gespeichert und kann nach dem Setzen nicht mehr angezeigt werden. Wenn du den PIN vergisst, setze einfach einen neuen.

Schutz vor Brute-Force

Nach 5 Fehlversuchen wird der Zugang für 15 Minuten gesperrt. Nutzer sehen dann: „Zu viele Versuche. Bitte warten Sie einige Minuten.”

Zugangsschutz mit Token

Tokens sind individuelle Zugangscodes, die du gezielt verteilen kannst. Jeder Token kann einem Zweck zugeordnet werden (z.B. „Reinigungsteam”, „Standort München”, „Messe Hannover”).

Token erstellen

  1. Wähle Authentifizierung: „Token”
  2. Klicke auf „+ Neuen Token erstellen”
  3. Vergib optional ein Label (z.B. „Reinigungsteam”)
  4. Klicke auf „Erstellen”
  5. Es erscheint ein Dialog mit:
    • Dem Zugangscode (8 Zeichen, z.B. ABCDEFGH)
    • Button: „Kopieren” – kopiert den Code in die Zwischenablage
    • Button: „Link kopieren” – kopiert den vollständigen Link inkl. Token
    • Button: „QR-Code herunterladen” – lädt einen QR-Code als PNG herunter

Achtung: Der Zugangscode wird nur einmal angezeigt! Kopiere ihn sofort oder lade den QR-Code herunter. Er kann danach nicht mehr abgerufen werden.

QR-Code erzeugen und verteilen

Der heruntergeladene QR-Code enthält den vollständigen Link inklusive Token. Nutzer müssen nichts eingeben – sie scannen einfach den Code und landen direkt im Chat.

Einsatzbeispiele:

  • QR-Code ausdrucken und im Hotelzimmer aufhängen
  • QR-Code im Pausenraum neben dem Schwarzen Brett aushängen
  • QR-Code auf Visitenkarten drucken
  • QR-Code in eine E-Mail an Mitarbeiter einfügen
  • QR-Code auf dem Messestand aufstellen

Du kannst auch den direkten Link teilen (Button „Link kopieren”):

https://chat.octopus-ai.de/public/chat/hotel-gaeste?token=ABCDEFGH

Mitarbeiter können diesen Link als Lesezeichen im Browser speichern oder auf dem Handy zum Home-Bildschirm hinzufügen – so haben sie den Chat immer griffbereit, auch unterwegs.

Wie Nutzer mit Token zugreifen

  • Mit Link oder QR-Code: Der Chat öffnet sich automatisch, keine Eingabe nötig
  • Ohne Token im Link: Nutzer sehen „Bitte geben Sie Ihren Zugangscode ein” und müssen den Code manuell eingeben

Mehrere Tokens verwalten

Du kannst beliebig viele Tokens erstellen – z.B. einen pro Abteilung, pro Standort oder pro Zeitraum. Die Token-Übersicht zeigt:

SpalteBeschreibung
LabelDeine Bezeichnung (z.B. „Reinigungsteam”)
CodeLetzte 4 Zeichen (z.B. ****EFGH)
StatusAktiv oder Deaktiviert
ErstelltDatum der Erstellung

Token deaktivieren

Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben dem Token. Der Token wird sofort ungültig – Nutzer mit diesem Token können nicht mehr zugreifen. Bereits laufende Sitzungen bleiben davon unberührt, laufen aber nach 30 Minuten Inaktivität ab.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt

  1. Bei Token-Schutz:

    • Öffne die Token-Übersicht der betreffenden Wissensbasis
    • Deaktiviere den Token, den der Mitarbeiter erhalten hat
    • Erstelle bei Bedarf einen neuen Token für die verbleibenden Mitarbeiter
    • Verteile den neuen Token / QR-Code an das Team

  2. Bei PIN-Schutz:

    • Ändere den PIN über den Button „Ändern”
    • Teile den neuen PIN den verbleibenden Mitarbeitern mit

  3. Bei offenem Zugang (keine Authentifizierung):

    • Kein Handlungsbedarf, da kein personenbezogener Zugang existiert

Tipp: Wenn du häufiger mit Personalwechsel rechnest, sind Tokens besser geeignet als ein PIN. Du kannst individuelle Tokens pro Person oder Gruppe erstellen und gezielt einzelne Tokens deaktivieren, ohne alle anderen zu beeinträchtigen.

Chat auf der eigenen Website einbetten

Du kannst den Public Chat als Widget in deine Website, dein Intranet oder eine andere Webseite einbetten. Dafür wird ein Embed-Code bereitgestellt:

<iframe
  src="https://chat.octopus-ai.de/public/widget/hotel-gaeste"
  width="400"
  height="600"
  frameborder="0"
  allow="clipboard-write"
  title="Chat"
></iframe>

Der Embed-Code wird automatisch angezeigt, sobald ein Slug gesetzt ist. Klicke auf „Kopieren”, um ihn in die Zwischenablage zu übernehmen.

Unterschied Standalone vs. Widget:

Standalone-LinkWidget (Embed)
URL/public/chat/{slug}/public/widget/{slug}
DarstellungVollbild mit HeaderKompakt, ohne Header
Geeignet fürDirekter Zugriff, QR-Code, LesezeichenEinbettung in Webseiten, Intranet

Einsatzbeispiele für Embedding:

  • Intranet-Startseite: Chat-Widget auf der Startseite einbetten, damit Mitarbeiter direkt Fragen stellen können
  • Support-Seite: Chat auf der Kundensupport-Seite einbetten
  • Hilfe-Center: Chat als Ergänzung zu bestehenden FAQ-Artikeln
  • SharePoint / Confluence: In interne Wiki-Seiten einbetten

Wenn der Chat mit Token geschützt ist, hänge den Token an die Widget-URL an: /public/widget/{slug}?token=ABCDEFGH

Welcher Schutzmodus für welchen Einsatz?

EinsatzEmpfohlener ModusWarum
Öffentliche FAQ auf der WebsiteKeine (offen)Jeder soll zugreifen können
Messe-KioskKeine (offen)Schneller Zugang ohne Hürden
Hotelzimmer (QR-Code)TokenPro Zimmer/Etage ein Token, einfach widerrufbar
Pausenraum (Aushang)PINEin PIN für alle, einfach zu merken
Mitarbeiter-Chat (mobil)TokenIndividuelle Links als Lesezeichen, bei Austritt deaktivierbar
Abteilungs-ChatTokenPro Abteilung ein Token mit Label
Intranet-EmbeddingKeine oder TokenJe nach Sicherheitsbedarf