Wissen hinzufügen & Vorschläge

Wissen hinzufügen

Im Chat

Der einfachste Weg, Wissen hinzuzufügen, ist direkt im Chat. Sage dem Assistenten z.B.:

„Bitte speichere folgende Information in der Wissensbasis: Ab dem 1. März gilt eine neue Reisekostenrichtlinie…”

Du kannst auch Dateien (Bilder, PDFs) anhängen, die zusammen mit dem Wissen gespeichert werden.

Was dann passiert, hängt von deinem Zugriffsrecht ab:

Mit Vorschlags-Recht

Dein Wissen wird als Vorschlag eingereicht und muss von jemandem mit Freigabe-Recht geprüft und genehmigt werden. Du bekommst eine Bestätigung, dass der Vorschlag eingereicht wurde.

Mit Schreib-Recht

Der Assistent prüft automatisch, ob das neue Wissen im Widerspruch zu bestehenden Inhalten steht:

• Kein Widerspruch: Das Wissen wird direkt in die passende Stelle der Wissensbasis einsortiert.
• Widerspruch erkannt: Du wirst informiert, welcher Widerspruch besteht. Du kannst dann entscheiden, ob du das Wissen trotzdem eintragen möchtest – in diesem Fall wird es als Vorschlag zur Freigabe eingereicht.

Mit Freigabe-Recht

Wie beim Schreib-Recht, aber bei einem erkannten Widerspruch kannst du das Wissen trotzdem direkt eintragen (der Assistent bekommt den Hinweis auf den Widerspruch mit und verarbeitet ihn beim Einsortieren).

Ziel-Wissensbasis

Wenn du Zugriff auf mehrere Wissensbasen hast, fragt der Assistent nach, in welche das Wissen eingetragen werden soll. Bei nur einer Wissensbasis wird diese automatisch verwendet.

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Vorschläge verwalten (Freigaben)

Wo finde ich offene Vorschläge?

Es gibt zwei Wege:

1. Zentrale Wissens-Vorschläge (Hauptmenü) – zeigt alle offenen Vorschläge aus allen Wissensbasen, gruppiert nach Wissensbasis.
2. Innerhalb einer Wissensbasis (Einstellungen → Wissen → KB öffnen → Tab „Freigaben”) – zeigt nur die Vorschläge dieser einen Wissensbasis.

Wie sieht ein Vorschlag aus?

Jeder Vorschlag zeigt:

• Titel des vorgeschlagenen Inhalts
• Typ-Kennzeichnung:
  • „Vorgeschlagen” (grau) – eingereicht von einem Nutzer mit Vorschlags-Recht
  • „Konflikt” (rot) – eingereicht, obwohl ein Widerspruch zu bestehenden Inhalten erkannt wurde
• Eingereicht von (Name oder E-Mail-Adresse)
• Zeitpunkt (z.B. „vor 2 Stunden”)

Klicke auf einen Vorschlag, um den vollständigen Inhalt zu sehen. Bei Konflikten wird zusätzlich der Grund angezeigt, warum ein Widerspruch erkannt wurde.

Falls Dateien (Bilder, Dokumente) angehängt sind, werden diese als Anhänge aufgelistet.

Vorschlag freigeben

Klicke auf den grünen Haken (Freigeben). Der Inhalt wird automatisch an der passenden Stelle in die Wissensbasis eingeordnet.

Vorschlag ablehnen

Klicke auf das rote X (Ablehnen). Es öffnet sich ein Dialog, in dem du optional eine Begründung eingeben kannst (max. 500 Zeichen). Die Begründung wird im Änderungsverlauf gespeichert.

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Änderungsverlauf

Jede Wissensbasis führt einen vollständigen Verlauf aller Änderungen. Du findest ihn unter:

Einstellungen → Wissen → KB öffnen → Tab „Verlauf”

Was wird angezeigt?

Jeder Eintrag im Verlauf zeigt:

• Aktion (farbig markiert):
  • Grünes + – Neues Wissen hinzugefügt
  • Blauer Stift – Bestehendes Wissen aktualisiert
  • Grüner Haken – Vorschlag freigegeben
  • Rotes X – Vorschlag abgelehnt
  • Orangefarbener Pfeil – Struktur umorganisiert
• Beschreibung der Änderung
• Wer die Änderung vorgenommen hat
• Wann (Datum und Uhrzeit)
• Anzahl der geänderten Dateien

Details einer Änderung

Klicke auf einen Eintrag, um die Details zu sehen:

• Hinzugefügte Dateien werden mit grünem Hintergrund angezeigt
• Entfernte Dateien werden mit rotem Hintergrund und Durchstreichung angezeigt
• Geänderte Dateien zeigen einen Vergleich:
  • Entfernter Text: rot hinterlegt mit Durchstreichung
  • Hinzugefügter Text: grün hinterlegt
  • Unverändert: normaler Text

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