Wissensbasis verwalten
Handbuch (Docs-Viewer)
Jede Wissensbasis hat ein Handbuch – eine lesbare Darstellung aller Inhalte als Webseite. Öffne es über den Button „Handbuch öffnen” in der Wissensbasis-Ansicht.
Das Handbuch bietet:
- Navigations-Sidebar mit allen Themen
- Suchfunktion
- Formatierte Darstellung aller Markdown-Inhalte
- Eingebettete Bilder und Dokumente
Wissensbasis erstellen
Nur für Administratoren.
- Gehe zu Einstellungen → Wissen
- Klicke auf „Wissensbasis erstellen”
- Gib einen Namen ein (Pflichtfeld, max. 100 Zeichen)
- Optional: Füge eine Beschreibung hinzu (max. 500 Zeichen)
- Klicke auf Erstellen
Die neue Wissensbasis ist zunächst leer. Sobald Wissen über den Chat hinzugefügt wird, erstellt der Assistent automatisch eine sinnvolle Ordnerstruktur.
Wissensbasis bearbeiten
Nur für Administratoren.
Öffne die Wissensbasis über Einstellungen → Wissen → KB anklicken.
Tab: Allgemein
- Name ändern (max. 100 Zeichen)
- Beschreibung ändern (max. 500 Zeichen)
- Sichtbarkeit festlegen:
- Privat: Nur Nutzer mit zugewiesenen Berechtigungen haben Zugriff. Ideal für vertrauliche Informationen.
- Öffentlich: Über einen individuellen Link zugänglich – für Support-Bots, FAQ-Seiten oder Kiosk-Terminals.
Änderungen werden automatisch gespeichert (kein separater Speichern-Button nötig).
Gefahrenzone
Am Ende des Allgemein-Tabs befindet sich die Gefahrenzone. Hier kann die Wissensbasis unwiderruflich gelöscht werden – inklusive aller Inhalte, Vorschläge und Verlauf.
Berechtigungen verwalten
Nur für Administratoren.
Öffne die Wissensbasis und wechsle zum Tab „Berechtigungen”.
Zugriffsrechte
Es gibt vier Stufen, die aufeinander aufbauen:
| Recht | Was der Nutzer kann |
|---|---|
| Lesen | Wissen im Chat abrufen, Handbuch lesen, Verlauf einsehen |
| Wissen vorschlagen | Alles aus „Lesen” + Wissen über den Chat vorschlagen (wird zur Freigabe eingereicht) |
| Wissen hinzufügen | Alles aus „Vorschlagen” + Wissen direkt eintragen (ohne Freigabe) |
| Wissen freigeben | Alles aus „Hinzufügen” + Vorschläge freigeben oder ablehnen + Struktur umorganisieren |
Gruppen oder Personen hinzufügen
- Klicke auf „Gruppe oder Person hinzufügen…”
- Suche nach dem Namen der Gruppe oder Person
- Wähle den Eintrag aus
- Das Standard-Recht ist „Lesen” – ändere es über das Dropdown
Recht ändern
Klicke auf das Dropdown neben dem Namen und wähle das gewünschte Recht.
Berechtigung entfernen
Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben dem Eintrag.
Wichtige Hinweise
- Wenn eine private Wissensbasis keine Berechtigungen hat, können nur Administratoren sie sehen.
- Wenn Nutzer mit dem Recht „Wissen vorschlagen” existieren, sollte mindestens ein Nutzer mit dem Recht „Wissen freigeben” konfiguriert sein – sonst kann niemand die Vorschläge genehmigen. Es wird eine Warnung angezeigt, falls das fehlt.
- Wenn die Gruppe „Alle Mitarbeiter” Lesezugriff hat, wird ein Hinweis angezeigt.
Wissensbasis mit anderen Workspaces teilen
Nur für Eigentümer der Wissensbasis.
Öffne die Wissensbasis und wechsle zum Tab „Teilen”.
Wie funktioniert das Teilen?
Das Teilen funktioniert über Share-Codes – kurze Codes, die du an Administratoren anderer Workspaces weitergeben kannst.
Share-Code erstellen
- Wähle das Zugriffsrecht, das der andere Workspace erhalten soll (Lesen, Vorschlagen, Hinzufügen oder Freigeben)
- Optional: Lege ein Ablaufdatum fest
- Klicke auf „Code erstellen”
- Kopiere den generierten Code mit dem Kopier-Button
Share-Code einlösen (als Admin des anderen Workspaces)
- Gehe zu Einstellungen → Wissen
- Scrolle zu „Wissensbasis einlösen”
- Füge den Code ein
- Die Wissensbasis erscheint in deiner Liste
Aktive Freigaben verwalten
Die Tabelle zeigt alle bestehenden Freigaben mit:
- Code (teilweise maskiert)
- Zugriffsrecht
- Ablaufdatum (oder „Kein Ablaufdatum”)
- Ob der Code bereits eingelöst wurde (inkl. Name des Workspaces)
Klicke auf das Papierkorb-Symbol, um eine Freigabe zu widerrufen.
Wissensbasis umstrukturieren (Refactoring)
Nur für Nutzer mit Freigabe-Recht und Eigentümer-Status.
Wenn eine Wissensbasis im Laufe der Zeit unübersichtlich geworden ist, kann der KI-Assistent die Struktur automatisch umorganisieren. Sage z.B. im Chat:
„Bitte strukturiere die HR-Wissensbasis um. Die Richtlinien sollten nach Themen gruppiert werden.”
Der Assistent:
- Analysiert die aktuelle Struktur
- Organisiert Dateien und Ordner neu
- Aktualisiert alle Verweise und die Navigation
- Erstellt einen Eintrag im Änderungsverlauf
Wichtig: Dabei gehen keine Inhalte verloren. Es wird nur die Struktur geändert, nicht der Inhalt selbst.
Sichtbarkeit von Wissensbasen steuern
Nur für Administratoren.
Administratoren können Wissensbasen ausblenden, ohne sie zu löschen. Ausgeblendete Wissensbasen:
- Sind für Nutzer nicht sichtbar
- Behalten alle Inhalte und Berechtigungen
- Können jederzeit wieder eingeblendet werden
Das ist nützlich, um Wissensbasen temporär zu deaktivieren (z.B. während einer Überarbeitung) oder um sie vorzubereiten, bevor sie für alle sichtbar gemacht werden.
Reihenfolge ändern
Administratoren können die Reihenfolge der Wissensbasen per Drag-and-Drop ändern. Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Priorität der Assistent die Wissensbasen durchsucht.
System-Wissensbasen
Manche Wissensbasen sind als System-Wissensbasen gekennzeichnet. Diese enthalten grundlegende Informationen über die Plattform selbst und können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.